Hulp bij vakken registreren

Meest voorkomende problemen en foutmeldingen

Vaak zit er een logica achter de foutmelding, eerder dan een technische storing. Enkel je studietrajectbegeleider kan achter de schermen van de SelfService studenten toelating geven om af te wijken van het voorziene studietraject.

Meest voorkomende problemen:

• Je kan niet inloggen
• Je kan wel inloggen, maar je krijgt de link 'inschrijven op vakken' niet
• Een bepaald vak ontbreekt
  
   

Meest voorkomende foutmeldingen:

• "Studieactiv is vol. Als er een wachtlijst beschikbaar is selecteert u Nog een studieactiv. toevoegen om terug te keren naar stap 1. Selecteer de koppeling van de studieactiviteit, selecteer de optie Wachtlijst en dien uw aanvraag opnieuw in."
• "Dit studiedeel is niet gepland"
• "Deze studieactiviteit kan niet worden toegevoegd – er is niet voldaan aan de vereisten."
• "Deze studieactiviteiten kunnen niet worden toegevoegd. Door toevoeging van deze studieactiviteiten zou het maximum toegestane studiepunten of studiedelen voor deze periode worden overschreden." 
• "Er moet ook een vereiste gekoppelde studieactiviteit (onderdeel ZELF) worden geselecteerd. Er is een extra onderdeel vereist waarvoor de student zich moet inschrijven. Dit onderdeel ontbreekt".
• "pas beschikbaar vanaf DD/MM/YYYY"
• "U kunt nu niet inschrijven voor deze studieactiviteit. De inschrijftermijn is verstreken."
• "De functie Zoeken op mijn vereisten is momenteel niet beschikbaar"

Ik kan niet inloggen in de SelfService

 

Vaak heeft dit probleem een heel logische oorzaak. Overloop daarom eerst de onderstaande checklist.

1. Is je inschrijving voor de opleiding volledig afgerond? Heb je het inschrijvingscontract al meer dan 24 uur geleden ondertekend?

• Neen => Vakkenregistratie kan pas na aanmelding én inschrijving. Soms neemt de verwerking van je gegevens in het systeem 1 dag en nacht in beslag.
• Ja => Ga naar 2.
  
   

2. Heb je je VUB account al geactiveerd? Klopt je login en paswoord?

• Neen => Activeer je VUB account
• Ja => Ga naar 3
  
   

3. Log in op Outlook en Canvas.

Dit is dé manier om te checken of er iets mis is met je toegang tot de SelfService.

• Indien Outlook  en Canvas wel werken, maar de SelfService niet: meld dan het probleem met screenshot bij de Studentenadministratie.

Indien noch SelfService, Outlook of Canvas werken, contacteer dan de ICT-helpdesk.

 

Ik zie de link 'inschrijven op vakken' niet in de SelfService
 

Vaak heeft dit probleem een heel logische oorzaak. Overloop daarom eerst de onderstaande checklist.

=> Check of de periode voor vakkenregistratie al begonnen is. Vóór die datum zal je de link niet zien in je SelfService.

1. Is je inschrijving voor de opleiding volledig afgerond? Heb je het inschrijvingscontract al meer dan 24 uur geleden ondertekend?

• Neen => Vakkenregistratie kan pas na (her)inschrijving. Soms neemt de verwerking van je gegevens in het systeem 1 dag en nacht in beslag.
• Ja => Ga naar 2.
   

2. Hoogst waarschijnlijk heb je ingelogd met je voorlopige account (je privé e-mailadres en een wachtwoord).

• Ja, ik gebruikte mijn voorlopige account => Gebruik vanaf nu je VUB account (VUB e-mailadres en paswoord) om in te loggen. Dan verschijnen er meer opties in de SelfService.
• Neen, Ik gebruikte mijn VUB account, meer dan 24 uur na de afronding van mijn inschrijving => Ga naar 3.
   

3. Heb je nog her-examens voor een studieprogramma of lever je je bachelor- of masterproef in in de tweede zittijd?

• Ja => Pas nadat de tweede zittijd is afgelopen zal je vakken kunnen registeren. Ook als je al volledig bent ingeschreven voor een ander studieprogramma.
• Nee => Ga naar 4.
   

4. Was je in het afgelopen academiejaar ingeschreven met een creditcontract of examencontract, of was je gaststudent aan de VUB?

• Ja => Deze inschrijvingen moeten eerst helemaal worden 'afgesloten' in de VUB administratie. Dit wordt gedaan in de loop van week twee van het nieuwe academiejaar. Vanaf week drie zal je dus vakken kunnen registreren.
• Nee => Meld het probleem per email bij de studietrajectbegeleider van je opleiding.

Er ontbreekt een vak in mijn vakkenoverzicht in de SelfService

 

Soms gebeurt het bij de vakkenregistratie dat het systeem het heeft over een x-aantal verplichte studiedelen, maar dat er eentje ontbreekt. Het vak is niet zichtbaar. Dit heeft te maken met programmawijzigingen tussen 2 academiejaren.

Je hebt dan 2 opties:

• wachten tot de officiële start van het academiejaar OF
• je studietrajectbegeleider het manueel laten toevoegen.

"Studieactiv is vol. Als er een wachtlijst beschikbaar is selecteert u Nog een studieactiv. toevoegen om terug te keren naar stap 1. Selecteer de koppeling van de studieactiviteit, selecteer de optie Wachtlijst en dien uw aanvraag opnieuw in."

 

Oplossing: Kies het WPO met het groene bolletje ipv het blauwe vierkantje.

"Dit studiedeel is niet gepland"

Vraag hulp aan je studietrajectbegeleider.

 

"De functie Zoeken op mijn vereisten is momenteel niet beschikbaar"

 

Waarschijnlijk ben je pas ingeschreven. Het advies is om de volgende dag nogmaals te proberen je vakken te registreren. Het systeem heeft even tijd nodig om je aanmelding te verwerken.

Na 48u nog steeds dit probleem?

 

Indien na 48u dit probleem zich nog steeds voordoet, kom dan langs bij de Helpdesk.

"Deze studieactiviteit kan niet worden toegevoegd – er is niet voldaan aan de vereisten."

 

Je probeert vakken te registreren waarvoor je niet voldoet aan de inschrijvingsvereisten. Bepaalde vakken mag je slechts volgen samen met of na het afronden van een ander vak binnen de opleiding. Het systeem houdt je automatisch tegen.

1. Is dit terecht?

Dit kan je checken in het programma van je opleiding in ons opleidingsaanbod.

• Ja, dit klopt volgens de pre- en corequisites (inschrijvingsvereisten per vak) => Je kan dit vak nu niet volgen. Een eventuele uitzondering kan je met je studietrajectbegeleider bespreken.
• Nee, dit klopt niet volgens de pre- en corequisites (inschrijvingsvereisten per vak) => ga naar 2
  
   

2. Ben je zeker dat je in de juiste variant zit van het vak, W(erkstudent) of R(eguliere student)?

Mogelijk probeer je in te schrijven op de werkstudentenvariant van het vak, maar ben je in de aanmelding niet ingeschreven als werkstudent. In de tekst van de inschrijvingsvereisten staat dan vermeld dat het hier om een werkstudentenvariant gaat. Studiedelen met een aanbiedingscode eindigend op 'W' (zie voorbeeld rechts, kolom ‘Studiedeel’) zijn in principe enkel toegankelijk voor werkstudenten. Eindigt de code op een 'R' (reguliere student) dan is het studiedeel toegankelijk voor alle studenten.

• Nee, ik zit in de foute 'W' variant => Je kan dit nog wijzigen naar de 'R' variant.
• Ja, ik zit in de juiste variant => Er is mogelijk een fout in de opbouw van de inschrijvingsvereisten. Je kan de studietrajectbegeleider van jouw faculteit contacteren.

"Deze studieactiviteiten kunnen niet worden toegevoegd. Door toevoeging van deze studieactiviteiten zou het maximum toegestane studiepunten of studiedelen voor deze periode worden overschreden."

 

Je probeert het maximum aantal studiepunten te overschrijden. Concreet betekent dit dat je al voor 72 studiepunten aan opleidingsonderdelen hebt opgenomen en meer mag niet. 

Wil je meer dan 72 studiepunten opnemen?

• Ja. Dit kan enkel mits toestemming van de Decaan. Meer informatie over het aanvragen van deze uitzondering.
• Neen, dit is een vergissing. Waarschijnlijk heb je per ongeluk te veel vakken aangeklikt. Kijk goed na welke je te veel hebt geregistreerd en verwijder ze.

"Fout: Er moet ook een vereiste gekoppelde studieactiviteit (onderdeel ZELF) worden geselecteerd. Er is een extra onderdeel vereist waarvoor de student zich moet inschrijven. Dit onderdeel ontbreekt".

 

Bij een aantal opleidingsonderdelen komt op het einde bovenstaande bizarre melding te voorschijn. Dit is een programmatiefout.

Vraag hulp bij de helpdesk.

"beschikbaar vanaf DD/MM/YYYY"

 

Soms verschijnt bovenstaande boodschap naast een opleidingsonderdeel, ook al is het perfect zichtbaar of selecteerbaar.

Je mag deze boodschap gewoon negeren.

"U kunt nu niet inschrijven voor deze studieactiviteit. De inschrijftermijn is verstreken."

 

Deze foutmelding krijg je wanneer je het betreffende vak nog in je winkelwagen van vorig jaar hebt zitten.

De oplossing voor deze foutmelding

Maak je winkelwagen leeg.

1. Klik vanaf je startpagina in de SelfService Studenten op de link 'inschrijven op vakken' of op het bijbehorende icoon.
2. Je komt nu op de tab '1. studieactiv toevoegen'. Je ziet hier dat het vak in je winkelwagen zit. Vink het vak aan.
3. Klik op het prullenbak-icoon.
4. Bevestig dat je het vak wilt verwijderen als daarom wordt gevraagd.