Onthaal Internationale Relaties

Visa

Relevante informatie over visa vind je via de onderstaande links. De procedures voor het aanvragen van een visum variëren naargelang de nationaliteit, duur van het verblijf en reden van het verblijf.

• Verblijf als EER-student (kort verblijf tot 90 dagen, lang verblijf 90+ dagen)
• Verblijf als niet-EER student (kort verblijf tot 90 dagen, lang verblijf 90+ dagen)
• Info rond de APS procedure voor Chinese studenten

Waar start ik mijn aanvraag voor een visum? Je kan hier de bevoegde diplomatieke post van jouw land vinden.

Het aantonen van voldoende financiële middelen is 1 van de voorwaarden voor het verkrijgen van een visum. Een overzicht met de gemiddelde studiekosten en levensduurte in België kan je hier vinden.

Studentenmobiliteit binnen Europa

De hieronder beschreven procedure is van toepassing op uitwisselingsstudenten van buiten de EU / EER en Zwitserland die studeren en verblijven in een andere EU-lidstaat en die in het bezit zijn van een verblijfsvergunning van die lidstaat (niet België) die geldig is voor de volledige duur van hun uitwisseling naar België.

Verblijf van minder dan 90 dagen

Uitwisselingsstudenten met een geldige verblijfsvergunning uit een andere EU-lidstaat (niet België) die op basis van dit document deelnemen aan een mobiliteit of uitwisseling in België voor een periode van minder dan 90 dagen. Registratie in de Mobility Online flow om de mobiliteit van de student te melden is verplicht voor alle inkomende uitwisselingsstudenten.

Verblijf van 90 dagen of langer

Uitwisselingsstudenten die een EU-verblijfsvergunning hebben van een andere lidstaat (niet België), uitgegeven op basis van een studieverblijf, die geldig is voor de volledige periode van hun mobiliteit naar België, moeten het "standaardformulier annex 3" aanvragen in plaats van een visum. Als je een EU-verblijfsvergunning hebt, uitgegeven op basis van een andere reden dan een studieverblijf, gelieve contact op te nemen met exchange.incoming@vub.be.

Studenten zijn verplicht om over dit document te beschikken vóór hun aankomst in België. Studenten zullen dit document, tijdens de registratie van hun aankomst, moeten voorleggen op het gemeentehuis, dat gelinkt is aan de verblijfplaats in België. Registratie in de Mobility Online flow is verplicht voor alle inkomende uitwisselingsstudenten, om op die manier de mobiliteit te melden.

Tijdslijn voor de verwerking van je dossier

Je volledige dossier moet uiterlijk 60 dagen vóór het begin van je uitwisseling naar de VUB verstuurd worden. We raden je aan om alle documenten zo snel mogelijk in te zenden. Houd er rekening mee dat de universiteit niet verantwoordelijk is voor te laat of onvolledig ingediende dossiers.

Houd er rekening mee dat de universiteit het volledige dossier naar de Dienst Vreemdelingenzaken moet sturen. Vanaf het moment dat Dienst Vreemdelingenzaken het dossier ontvangt, kan het tot 30 dagen duren vooraleer het dossier verwerkt is. Je kunt niet naar België reizen vooraleer je groen licht hebt gekregen van de Dienst Vreemdelingenzaken.

Hoe kun je een Annex 3 (Immigratie Kennisgeving Procedure) aanvragen?

Zorg ervoor dat je in Mobility Online hebt aangegeven dat je een beurs hebt van minimaal 803 EUR.

1.Je hebt geen beurs van minstens 803 EUR per maand 

Je zal een geblokkeerde rekening moeten aanvragen. Deze rekening dient als bewijs dat je beschikt over voldoende financiële middelen (solvabiliteit) tijdens de mobiliteitsperiode. Je moet hiervoor een aparte aanvraag indienen. De volgende documenten zijn hiervoor nodig in het Engels, Frans of Nederlands:

• Je toelatingsbrief van Mobility Online (Annex 1). Deze brief kan pas afgeleverd worden wanneer je die stap in Mobility Online hebt bereikt.
• Een geldig internationaal paspoort of een ander gelijkwaardig, geldig reisdocument.
• Een geldige verblijfsvergunning op basis van studies, die de totale mobiliteitsperiode dekt, afgeleverd door de eerste EU-lidstaat in overeenstemming met Richtlijn (EU) 2016/801.
• Bewijs van ziekteverzekering die de student dekt tijdens de uitwisselingsperiode in België. Een SIP-verzekering (de kost hiervan wordt in vermindering gebracht met geblokkeerde rekening) is verplicht voor alle aanvragers van een Geblokkeerde rekening.
• Bewijs van voldoende financiële middelen. Mogelijke opties (geen uitzonderingen):
  • Combinatie: beurs van minimum 303 EUR + 500 EUR/maand gestort op een geblokkeerde rekening.
  • Uitsluitend een geblokkeerde rekening: 1000 EUR/maand gestort op een geblokkeerde rekening.

2.Je hebt een beurs van minstens 803 EUR

Upload de volgende documenten in het Engels, Frans of Nederlands in de Mobility flow van je uitwisseling:

• Een geldig internationaal paspoort of een ander gelijkwaardig, geldig reisdocument (indien nog niet geüpload)
• Een geldige verblijfsvergunning voor de volledige uitwisselingsperiode, afgeleverd door de eerste EU-lidstaat in overeenstemming met Richtlijn (EU) 2016/801.
• Bewijs van ziekteverzekering die de student dekt tijdens de uitwisselingsperiode in België. Je kunt een verzekering naar keuze uploaden of een SIP-verzekering gebruiken (als deze nog niet is geüpload)
• Bewijs van voldoende financiële middelen via je beurscontract.

Jouw annex 3 is voor één semester en je zou graag jouw uitwisseling verlengen?

Houd er rekening mee dat de procedure van Annex 3 herhaald moet worden om uw verlengde uitwisseling te formaliseren. Alle ingediende documenten moeten betrekking hebben op de hele periode tot het einde van uw verlengde uitwisseling.

Voldoende financiële middelen

Bij het aanvragen van een studentenvisum of het verlengen van de verblijfskaart dient de student aan te tonen dat deze over voldoende financiële middelen beschikt om de kosten van een heel academiejaar te dekken, denk aan levensonderhoud, ziekteverzekering, ... Er zijn verschillende manieren om dit aan te tonen.

• Via een garant (= Annex 32 procedure). De garant legt een officiële verklaring neer bij de gemeente waar hij woonachtig is en geeft aan de studie- en levenskosten van de student te bekostigen gedurende de periode van de studie / per academiejaar.
• Door middel van een beursattest. Voor het academiejaar '23-'24 is het minimale bedrag 789 EUR per maand. Beurzen die lager zijn dat dit bedrag komen niet in aanmerking.
• Door middel van het openen van een geblokkeerde rekening. (zie tab geblokkeerde rekening)

De student heeft jaarlijks de keuze uit 1 van bovenstaande methodes om voldoende financiële middelen aan te tonen.  

Geblokkeerde rekening

Wij geven je hulp en advies over het openen van een geblokkeerde rekening. Deze optie is ook beschikbaar voor studenten die een professioneel oriëntatiejaar aanvragen. Meer info hierrond, zie onder.

Studenten met een geblokkeerde rekening registreren verplicht voor een SIP (= student insurance programme) verzekering. Deze verzekering komt boven de verplichte basis ziekteverzekering (bv. Partena, CM, Solidaris, ...) De basis ziekteverzekering dekt slechts een deel van de medische kosten. De SIP verzekering dekt het verschil en kan ook ingezet worden bij repatriatie. Meer info rond deze verzekering kan u hier vinden: https://www.sipinsurance.eu/. 

Studenten die maximaal 6 maanden in België verblijven registreren voor een SIP integral (ca. €39 / maand). Studenten die langer dan 6 maanden verblijven in België registreren voor SIP Complementaire (ca. €24 / maand). 

Huisvesting

Ga jij net als de helft van alle Brusselse studenten op kot? Huur een kamer uit het VUB assortiment of kies uit ruim 10.000 studentenwoningen aangeboden door particuliere eigenaars. Daarnaast kan je aankloppen bij Brik of een van de andere VUB-kotpartners om de kamer van je dromen te vinden.

• Informatie over het huren van een studentenkamer aan VUB
• Informatie over het huren van een studentenkamer op de privé-markt
• Bekijk deze video om een overzicht te krijgen van de huisvestingsopties 

Erasmus students embarking on a 1 semester exchange towards VUB are notified on housing options at ; in June for the Fall semester, in December for the Spring semester. 

Erasmus studenten met een uitwisseling gedurende 1 semester worden op de hoogte gebracht in juni (1e semester) / in december (2e semester) rond de mogelijkheid van het huren van een kamer bij U Residence.

Enkele websites die studentenkamers aanbieden

MyKot | Find a student room in Brussels (partner van VUB – een log in aanmaken is vereist)

De meeste kamers in het aanbod van BRIK zijn afkomstig van privé eigenaars. Je kan een groot aanbod van deze kamers vinden via de bovenstaande kotzoeker. Contacteer de eigenaar voor meer info of voor een bezoek. Het contract en de praktische zaken worden geregeld tussen de student en de eigenaar.

https://www.aise-svks.brussels/nl/studenten/ ( Enkel voor studenten die reeds in het bezit zijn van een Belgische verblijfskaart)

Huren bij SVKS? Je zoekt een kot maar hebt het financieel moeilijk? Spreek het Sociaal Verhuurkantoor voor Studenten voor studenten aan. Deze organisatie helpt studenten uit gezinnen / met een laag inkomen. Het heeft kamers in aanbieding met goedkope tarieven. Neem contact op met hen om te kijken of je in aanmerking komt.

Andere websites (Wees waakzaam voor oplichters!)

https://www.immoweb.be/en/search/kot/for-rent

https://ikot.be/en/flat-brussels/

https://www.student.be/en/student-rooms/

https://www.brukot.be/en/student-rooms

Site to rent Apartment-Flats & Rooms short/long term | Spotahome

Registratie gemeentehuis

Alle internationale studenten met een lang verblijf in Belgie dienen zich in te schrijven in het bevolkingsregister van de gemeente waar ze woonachtig zijn. Meer info nodig over hoe je kan registreren in jouw gemeentehuis? Bekijk onze infovideo. Om te weten te komen in welke gemeente je dient in te schrijven kan je de postcode op je huurcontract gebruiken, alle Brusselse postcodes kan je hier vinden. 

Een Belgische ID-kaart verkrijgen

Volgens de Belgische wet moet je je binnen 8 dagen na aankomst aanmelden bij het gemeentehuis waar je woonachtig bent. Dit zal niet altijd mogelijk zijn omdat veel gemeenten met afspraken werken. Ons advies is om binnen de 1e acht dagen na aankomst in België contact op te nemen met de gemeente om een afspraak te maken. Alleen wanneer je al permanente huisvesting hebt gevonden! 

Je hebt de volgende documenten nodig als je je aanmeldt op het gemeentehuis/gemeente: 

• Huurovereenkomst 
• Nationaal identiteitsbewijs/paspoort met visum type D 
• “Standard formulier 1” Inschrijvingsbewijs in het hoger onderwijs, Dit document ontvang je van de dienst studentenadministratie via het mailadres attesten@vub.be
• Bewijs van solvabiliteit (studiebeurs, geblokkeerde rekening, garantsteller (bijlage 32)

Soms ook: geboorteakte, akte van de burgerlijke stand of bewijs van goed gedrag. 

Deze afspraak is de 1e stap op weg naar je Belgische verblijfsvergunning. Na aangifte van de nodige documenten ontvang je een document "bijlage 15" . Daarna volgt een bezoek van de lokale politie om te controleren of je echt op het door jou opgegeven adres woont. Zorg ervoor dat je naam duidelijk zichtbaar is op de brievenbus en de deurbel. 

Zodra de politie je adres heeft bevestigd, ontvang je een uitnodiging van de gemeente om je Belgische identiteitskaart op te halen. Op deze uitnodiging staat aangegeven welke documenten je mee moet nemen. 

Dit hele proces kan 2 tot 6 maanden duren. 

Ziekteverzekering

Elke inwoner van België is verplicht om zich in te schrijven voor een basisverzekering. Dit is verplicht en niet onderhandelbaar. De VUB heeft een samenwerkingsverband met Partenamut/Helan. Zij bieden hulp/advies en verzorgen communicatie in het Engels voor een internationaal publiek en zijn gespecialiseerd in studentenzaken. Ze zijn beschikbaar op dinsdag en donderdag aan de onthaalbalie (Pleinlaan 5, 1050 Brussel) tijdens de openingsuren van het kantoor (10u00 - 12u30 en 13u30 - 16u00). 

Je bent echter vrij om de aanbieder van je keuze te kiezen. De kosten voor de basisverzekering betaal je zelf. Alle basiszorgverzekeringen vergoeden 60-75% van de generieke medische kosten, sommige aspecten zijn niet gedekt, informeer bij de aanbieder van je keuze voor meer informatie. Begin zo snel mogelijk met je inschrijving voor de basisverzekering. Wacht niet tot je je Belgische verblijfsvergunning of document van gezinssamenstelling hebt ontvangen!!! 

Aanvullende informatie vind je hier. 

Hieronder vind je een aantal aanbieders van basiszorgverzekeringen waar je je kunt inschrijven (niet alle websites zijn in het Engels): 

• Partenamut/Helan (https://www.partenamut.be/fr - https://www.helan.be/nl/) 

• Solidaris (https://www.fsmb.be/nl) 

• CM (https://www.cm.be/international) 

• Liberale mutualiteit (https://www.lm-ml.be/nl) 

• Les mutualités neutres (https://en.mutualites-neutres.be/) 

Helan/Partena heeft een overeenkomst met de volgende landen: 

Albania (AL-BE 111)                              Algeria (Alg-BE 111) 

Bosnia-Herzegovina (BIH-BE 111)        North-Macedonia (RM-BE 111) 

Morocco (MAR-BE 111)                        Montenegro (MNE-BE 111) 

Serbia (SRB-BE 111)                              Tunisia (TN-BE 111) 

Turkey (TR - BE 111)                             Quebec (QUE-BE 128) 

Great Britain (GHIC)                              Australia (Medicare)

Vraag het tussen haakjes geschreven document op bij je zorgverzekeraar in je thuisland en neem het mee als je naar de balie gaat. 

Student Insurance Programme

Studenten met een geblokkeerde rekening zijn contractueel verplicht om een SIP verzekering af te sluiten. Deze komt bovenop de basisdekking (vb. Partena, CM, Solidaris, ...).

De basis ziekteverzekering dekt 60-75% procent van de medische kosten. De complementaire SIP verzekering zal de resterende 40 - 25% dekken and dekt ook repatriatie naar het thuisland wanneer nodig. Meer info over deze SIP complementaire dekking via https://www.sipinsurance.eu/. 

Studenten met een verblijf tot maximaal 6 maanden nemen een SIP Integral. De prijs hiervoor is ca. 38,5 EUR / maand. Studenten die langer blijven registreren voor een SIP complementaire (bovenop de basisdekking). De prijs hiervoor is ca. 24 EUR / maand. Deze kosten worden afgehouden van de 1e schijf van de geblokkeerde rekening.

Meer info hierrond kan je hier vinden.

Bankrekening openen

Studenten met een lang verblijf worden aangeraden een Belgische rekening te openen. Het staat de student vrij een bank naar keuze te kiezen en een rekening te openen. Voor het openen van een bankrekening zijn verschillende documenten nodig waaronder: een Belgische verblijfsvergunning, een huurcontract, een inschrijvingsbewijs, ... 

Enkele online banken die vaak gebruikt worden door internationale studenten: N26, Wise, Revolut, Bunq of Monese. De IBAN rekeningnummers van deze banken maken allen deel uit van de SEPA-zone en worden aanvaard voor de maandelijkse stortingen uit een geblokkeerde rekening.

Belastingen

Internationale studenten met een lang verblijf in België dienen jaarlijks een belastingsaangifte in te vullen. Deze online video kan je helpen bij het invullen van je belastingsaangifte (geen belastbaar inkomen, single student).

Verlengen Belgische verblijfsvergunning

Het verlengen van een verblijfsvergunning is de discretionaire bevoegdheid van het Belgische immigratie departement. Bij wet dienen applicaties voor verlenging overgemaakt te worden aan het gemeentehuis en dit bij voorkeur 1 maand voor de vervaldatum van de verblijfsvergunning en ten laatste 2 weken voor het vervallen de verblijfsvergunning.

De volgende documenten zijn minimaal nodig voor de verlenging:

• Paspoort
• Huidige verblijfsvergunning / id-kaart
• “Standaardformulier 1” Inschrijvingsbewijs in het hoger onderwijs, Dit document ontvang je van de dienst studentenadministratie via het mailadres attesten@vub.be
• "Standaardformulier 2" bewijs van studievoortgang. Dit document ontvang je van de dienst studentenadministratie via het mailadres attesten@vub.be
• Bewijs van voldoende financiële middelen
• Bewijs van een geldige ziekteverzekering
• ...

Bevraag je bij de dienst bevolking van je stad/gemeente voor het volledige overzicht aan documenten.

Studievoortgang

Wanneer er extra tijd nodig is om een programma af te werken (bachelor of master) dient de student er rekening mee te houden dat er limieten zijn op het verlengen van de studieduur. Een minimum aantal credits behalen is noodzakelijk om kans te maken op een verlenging van de verblijfsvergunning, de student dient bij de verlenging van de identiteitskaart een studievoortgansattest (bijlage 2) over te maken aan het stad- / gemeentehuis. De Dienst Vreemdelingenzaken kan een einde stellen aan de machtiging tot verblijf in de hoedanigheid van student of een ingediende aanvraag tot vernieuwing van een dergelijke machtiging weigeren indien de student, rekening houdend met de resultaten, zijn studies op overdreven wijze verlengt. Wat omvat een overdreven verlenging de studies?

EU-studenten

Het volgen van een studie moet je voornaamste activiteit zijn. Dat betekent dat je een normaal uurrooster moet hebben. Enkele uren les per week zijn dus niet voldoende. Voltijds avondonderwijs kan wel worden aanvaard.

Derdelands studenten

Je moet een voltijdse hogere studie volgen aan een door de bevoegde Vlaamse of Franstalige gemeenschap erkende instelling voor hoger onderwijs met minimum 54 studiepunten (ECTS credits). Onderwijs met een beperkt uurrooster is dus niet toegestaan, tenzij dat onderwijs voldoet aan de volgende voorwaarden:

• het is je laatste studiejaar met beperkt aantal credits
• je kan onmogelijk een hoger aantal studiepunten opnemen om redenen buiten jouw wil
• de studie vormt een voorbereiding op onderwijs met een volledig leerplan (bijvoorbeeld een voorbereidend jaar taalonderwijs) en omvat tenminste 12 lesuren per week

De uitschrijving is van toepassing voor alle niet-Belgen met een geldige Belgische verblijfskaart en welke de intentie hebben om het land permanent te verlaten. Dit proces schrapt de persoon uit het bevolkingsregister en maakt de verblijfskaart ongeldig.

De student dient de verblijfskaart in te leveren bij het gemeentehuis en krijgt hiervoor in ruil een document "bijlage 8". De douane kan dit document opvragen bij het verlaten van het land. Indien de student de verblijfskaart niet overmaakt aan de gemeente voor vertrek dan dient deze de gemeente te contacteren met de uitdrukkelijke vraag om zich uit te schrijven. Voeg bij dit proces steeds een scan van de verblijfskaart toe en informeer de gemeente over je nieuwe permanente adres.

Alle langdurige verblijvers in België zijn verplicht om een geldige basis ziekteverzekering (mutualiteit) te nemen voor de duur van hun verblijf in België. Vergeet dus niet om deze bij vertrek op te zeggen. Dit kan door het "model 8" (zie uitschrijving gemeente) over te maken aan de verzekeraar. Neem hiervoor contact op met je verzekeraar om de modaliteiten van het opzeggen door te nemen.

Zorg ervoor dat je de huisbaas ruim op tijd inlicht wanneer je het land wenst te verlaten en het huurcontract wenst op te zeggen. In de meeste gevallen dient dit officieel te gebeuren via een aangetekend schrijven en dit 3 maanden voor het einde van het huurcontract. Het is essentieel om de huisbaas hierrond in te lichten, ook al heb je maar een contract van 1 jaar. Indien je dit niet doet kan de huisbaas mogelijk het contract met 1 jaar verlengen.

Controleer zeker de staat van je kamer/kot en bespreek met de huisbaas, op basis van het getekende contract, hoe en wanneer je de huurwaarborg kan recupereren.

Voor je vertrek sluit je best ook je (online) bankrekening af. Het is niet voldoende om je rekening leeg te maken. Een afspraak met de bank is nodig voor het permanent afsluiten van de rekening. Controleer of je alle inkomende en uitgaande betalingen hebt ontvangen / betaald alvorens de rekening af te sluiten.

Zorg ervoor dat alle andere abonnementen of lopende contracten opgezegd worden. Denk o.a. aan de sportclub (fitness), magazines, telefoonrekening, water / gas / elektriciteitscontract, internet, ...

Studenten die recent hun diploma behaalden kunnen hun verblijf verlengen voor een periode van 12 maanden. Gedurende deze periode kan de student een job zoeken in België of een zelfstandige professionele activiteit opzetten.

• Je bent een niet-EEA student in het bezit van een Belgische verblijfsvergunning
• Je bent een niet-EEA student die de graad van bachelor, master of dr. behaalde aan een Belgische hoger onderwijs instelling in het afgelopen academisch jaar.
• Je bent een niet-EEA student die een diploma behaalde in een andere EU lidstaat en je ondernam een mobiliteit in België in het kader van je programma (Vb. Erasmus uitwisseling).

Gedurende het oriëntatiejaar dient de student:

• Actief op zoek te gaan naar werk bij een werkgever die bereid is om de single permit (gecombineerde vergunning) aan te vragen
• De nodige stappen te nemen om in regel te zijn met alle legale verplichtingen die horen bij het uitvoeren van een professionele activiteit. Het zij als natuurlijk persoon, als juridisch persoon (legale entiteit. vb. een bedrijf, NGO) of binnen een organisatie zonder legale status
• Wanneer blijkt dat de student niet langer voldoet aan de voorwaarden voor een legaal verblijf, en wanneer er geen redelijke kans meer is dat de student zal aangeworven worden of een zelfstandige activiteit zal opstarten dan kan het immigratiedepartement de tijdelijke verblijfsvergunning schrappen;
• Gedurende het oriëntatiejaar verkrijgt de student ongelimiteerde toegang tot de arbeidsmarkt. De student kan legaal werken voor de periode van oriëntatiejaar.

Een applicatie voor het professioneel oriëntatiejaar dien je in bij het gemeentehuis waar je residentie staat. Bij voorkeur 1 maand, en ten laatste 14 dagen, voor het vervallen van je verblijfsvergunning.

Volgende documenten dienen overgemaakt te worden:

• Een geldig paspoort
• Bewijs van het behalen van een erkend diploma aan een hoger onderwijsinstelling
• Bewijs van ziekteverzekering
• Bewijs van voldoende financiële middelen

Bij goedkeuring van de applicatie ontvangt de student een verblijfsvergunning. Deze vergunning (A-kaart) is geldig voor een maximale periode van 12 maanden en is niet verlengbaar.

Indien je een buitenlands diploma behaalde en gedurende je opleiding een deel van je programme hebt afgewerkt in België (via bv. Erasmus Mundus programma)., dan kan je een aanvraag doen voor een professioneel oriëntatiejaar bij de bevoegde Belgische diplomatieke / consulaire post in je huidige land van verblijf. Deze applicatie dien je ten laatste 3 maanden na het verkrijgen van het diploma binnen.

Volgende documenten dienen overgemaakt te worden:

• Een geldig paspoort
• Bewijs van het behalen van een erkend diploma aan een hoger onderwijsinstelling
• Bewijs van ziekteverzekering
• Bewijs van voldoende financiële middelen

Een bewijs van voldoende financiële middelen is een vereiste bij het aanvragen van een oriëntatiejaar. Een mogelijk om je solvabiliteit aan te tonen is het openen van een geblokkeerde rekening bij de onderwijsinstelling waar je je diploma hebt verkregen. Als alternatief voor de geblokkeerde rekening kan je ook kiezen om een garant aan te stellen via de annex32 procedure. Meer info rond beide procedures kan je hier vinden.

De informatie op de website van de dienst vreemdelingenzaken geeft voorlopig enkel info in het Nederlands en Frans. Wens je meer informatie rond het oriëntatiejaar in het Engels dan kan je terecht bij Study in Flanders.