2022_Buitenevenement_VUB

Hoe doe ik een aanvraag?

Buitenactiviteiten op het gras of in een tent

Een aanvraag voor een buitenactiviteit doe je via het online reservatieformulier onderaan deze pagina. Daarna coördineert en ondersteunt AV Services je activiteit verder. 

Vraag je buitenactiviteit aan

Geef duidelijk aan: 

  • wat voor evenement je wil organiseren
  • waar en wanneer je dat wil doen
  • voor welke doelgroep en capaciteit

Opgelet: alle aanvragen moeten minstens 10 werkdagen voor aanvang van het evenement gebeuren. 

BBQ of kampvuur

Lees alles over hoe je een plekje kan reserveren voor een BBQ of kampvuur

Activiteiten op de esplanade

Wil je graag promotie voeren of producten verkopen op de campus?

Dien je aanvraag in via dit formulier

Basisregels

Hou bij elke activiteit alvast de volgende basisregels in het achterhoofd: 

  • Zorg dat je activiteit de onderwijsactiviteiten op de campus niet verstoort. 
  • Hou rekening met de geldende veiligheidsvoorschriften. 
  • Voorzie voldoende tijd om achteraf de locatie weer op te ruimen en hou onze campus netjes.

Bekijk het lokalenreglement

Coördinatie en ondersteuning

Onze eventcoördinator helpt je de juiste audiovisuele en logistieke middelen of diensten te kiezen en wijst je vragen toe aan de verschillende diensten binnen Facility Services en bij uitbreiding Infrastructuur. Indien gewenst kan de eventcoördinator je ook verder adviseren tijdens een persoonlijk gesprek.

Meer info over eventondersteuning

Leen materiaal uit via de online rental shop

Reservatieformulier buitenactiviteiten

Bent u intern of extern? *
Omschrijving van de activiteit en data
Dag activiteit

Gewenste lokalen

Opmerking: De meeste auditoria en leslokalen zijn enkel beschikbaar indien er geen onderwijsactiviteiten plaatsvinden.

Auditorium (vast meubilair)
Lokaal met los meubilair
Ontvangst-/receptieruimtes
U-residence
Raadzaal
Andere
Heb je geplande cateringactiviteiten? *
Welke soort catering
  • Catering dient u zelf te organiseren. (Zoek op "Catering aan de VUB")
  • Aanleveren van cateringmateriaal kan enkel in de voorbereidingstijd hierboven ingegeven en ophaling is enkel mogelijk in de aangegeven opruimtijd.
  • Het is verboden om te koken in de lokalen. Enkel opwarming van eten is mogelijk met elektrische bain maries. Deze regel geldt ook voor externe cateraars.
Wens je extra reiniging vooraf? *
Heeft u extra wateraansluiting nodig?
Heeft u extra elektrisch vermogen nodig (>16A)? *
Opgelet: Inbreuken op voorschriften met betrekking tot elektrische installaties (zoals vermeld in het lokalenreglement) zijn ten titel van de huurder.
Wens je audiovisuele ondersteuning? *
Opgelet: Bij aanvraag ga je automatisch akkoord met het lokalenreglement. Je verklaart jezelf akkoord om de integrale verantwoordelijkheid voor de activiteit en de effecten ervan te dragen (bv. schade). De universiteit kan je hierop ten allen tijden aanspreken. Je laat de gevraagde locatie achter in de staat (properheid) waarin ze werd gevonden. Hou er rekening mee dat je verantwoordelijk bent voor het verwijderen van afval (glas, pmd, papier,rest ...) naar de verschillende afvalhaventjes. Als dit niet het geval is, zal er een extra reinigingskost aangerekend worden. Het is verboden de veiligheid van studenten, personeel en/of bezoekers in gevaar te brengen of de normale dagelijkse activiteiten van de universiteit te verstoren. Je volgt eventuele instructies van de betrokken verantwoordelijke of bewaking en aanvaardt dat zij te allen tijde kunnen beslissen de activiteit stop te zetten.
3 + 4 =
Los deze eenvoudige rekenoefening op en voer het resultaat in. Bijvoorbeeld: voor 1+3, voer 4 in.
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.