Informatie voor stage-instellingen Archivistiek

Onderwerpen voor een masterproef

De masterproef is een wetenschappelijk eindwerk dat minstens een onderzoek met een aantal theoretische componenten en een gefundeerde methode bevat. Het onderwerp van de masterproef is

• bij voorkeur vernieuwend
• bevat een interessante complexiteit
• kan eventueel interdisciplinair benaderd worden
• sluit aan bij een internationale problematiek
• is vergelijkbaar
• kan zowel eerder theoretisch als praktijkgericht zijn. Een onderwerp kan dus ook een uitwerking van een casus of een onderzoek over een bestaande situatie betreffen.
• ...

Om het onderzoek gestructureerd te laten verlopen, formuleren de docenten een aantal onderzoekslijnen en -onderwerpen. Aan de stageplaatsen vragen we om onderwerpen te formuleren die in deze onderzoekslijnen passen. Zo streven we een win-winsituatie nagestreefd. Een aantal stageplaatsen kunnen ook gezamenlijk een onderzoekslijn formuleren en die aan één van de docenten voorleggen.

Via de onderzoekslijnen verbinden we onderwerpen aan bepaalde promotoren. Dit impliceert dat de promotor je persoonlijke gesprekspartner voor een bepaald onderwerp wordt. Door deze procedure kan de stage vrij snel na de start van het academiejaar praktisch geregeld worden met de stageplaats.

Wat verwachten we van een stagementor?

De stage is een belangrijk onderdeel van de opleiding. Tijdens de stage wordt de student ondergedompeld in archief- of informatiebeheerpraktijken. De student krijgt hierbij de mogelijkheid om inzichten en vaardigheden die in de opleiding zijn verkregen, onder professionele begeleiding toe te passen en hierover kritisch te reflecteren. Het is dus essentieel dat de student wordt begeleid door een stagementor met kennis van zaken.

De stage en masterproef vormen in de opleiding één opleidingsonderdeel. Om de betrokkenheid van de stagementor te vergroten, vragen we de stagementor om zowel de stage als de masterproef mee te beoordelen.

Van een stagementor verwachten we het volgende:

• minstens tweewekelijks moment om met de student aandachtspunten en voortgang te bespreken
• inhoudelijke feedback op vragen van de stagiair
• begeleiding en monitoring van de werkzaamheden
• bespreken van eventueel andere werkzaamheden
• lezen van concept-teksten
• lezen en beoordelen van masterproef op basis van een beoordelingsformulier
• beoordelen van stage op basis van een beoordelingsformulier

Een stagementor is een informatieprofessional, een archivaris, een informatiebeheerder, etc. die de student met kennis van zaken bij de inhoud begeleidt.

Bij voorstellen van stage-instellingen, waarbij die professionele begeleiding niet aanwezig is, vragen we om een stagementor van bv. een archiefdienst of erfgoedcel als stagementor te laten fungeren. Engagement en commitment van die persoon is essentieel om een goede stage voor de student te verzekeren.

Onze onderzoekslijnen

Gebruikersonderzoek bij administraties

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be)

In heel wat implementaties van ordeningsstelsels of documentsystemen gaan ontwerpers, ICT-ers of archivarissen uit van een ideale wereld waarbij medewerkers op een eenvormige manier (gaan) werken. Dergelijke systemen worden bedacht vanuit het perspectief om de informatie en archiefstukken in hun geheel te kunnen beheren. Een individuele medewerker of een afdeling hebben dikwijls geen boodschap aan voordelen voor de organisatie, die hen zelf niets opleveren.

Kortom, er is niet noodzakelijk een match tussen weldoordachte systemen en de wensen van de individuele gebruiker. In deze onderzoekslijn is het de bedoeling om systematisch na te gaan wat gebruikers wensen. Daarbij wordt aan gebruikers bij voorkeur diverse scenario's voor eenzelfde probleem voorgelegd. Bijvoorbeeld, diverse ordeningswijzen voor dezelfde groep documenten, etc. Het onderzoek kan plaats vinden in een (digitaliserings)traject bij een organisatie. Het is de bedoeling dat de student voldoende tijd kan besteden aan diepte-interviews of andere manieren van dataverzameling. Op lange termijn is het de bedoeling dat op basis van diverse onderzoeken verschillen in organisatiecultuur en -psychologie, in types organisaties, types persoonlijkheden, e.d.m. gekoppeld worden aan specifieke implementaties van ordeningsstelsels.

Data als het nieuwe goud: beheer van data: nieuwe horizonten of oude wijn in nieuwe zakken?

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be)

Deze onderzoekslijn heeft tot doel om onderzoek naar nieuwe types digitale archiefbescheiden in de vorm van data mogelijk te maken. Archivarissen worden meer en meer gevraagd om oplossingen aan te reiken voor de veelheid aan data die bij overheids- en/of onderzoeksinstellingen worden gecreëerd.

De dataficering van de samenleving neemt gestaag toe. Wat vroeger in papieren formulieren werd vastgelegd, wordt vandaag via camera’s of via slimme online formulieren meteen als data weggeschreven. Waar vroeger een archiefstuk niet meer veranderbaar was, worden aan databanken dagelijks nieuwe data toegevoegd, of worden niet meer up-to-date data vervangen door de laatste juiste data.

Vragen omtrent data-archivering zijn breed en stellen mogelijk een aantal traditionele uitgangspunten omtrent fixering van het archiefstuk in vraag. Is er meer aan de hand dan alleen nieuwe technologische mogelijkheden om dezelfde doelen van de archivaris te bereiken? Of betreft het een (zoveelste) paradigmaverandering?

In deze onderzoekslijn kunnen voorstellen worden geformuleerd waarin archivering van data centraal staat.

• Welke data vormen een archiefstuk?
• Wat is er qua functionaliteit mogelijk om beheer van data te ondersteunen?
• Op welke manier worden bewaartermijnen en beheermaatregelen bepaald?
• Waar bevinden data zich en betreft het bronbestanden of zijn het afgeleide producten?
• Hoe verhouden traditionele archieftermen en -procedures zich tot allerlei datatermen, zoals horizontale en verticale lineage, etc.

Vergelijkende studies van selectiemethoden

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be) en Geert Leloup (geert.leloup@vub.be)

De archivistiek heeft steeds heel wat aandacht besteed aan selectie. Dat hoeft geen verbazing; volgens diverse vooraanstaande archivarissen is selectie één van de belangrijkste activiteiten in de archivistiek. De klemtoon in het selectie-onderzoek en -werk lag tot heden op twee facetten. Enerzijds is er gedurende de laatste drie decennia een bibliotheek vol geschreven met betrekking tot waarderingstheorieën, anderzijds zijn er in dezelfde periode diverse archieven, dikwijls op basis van praktische gronden, geschoond en door het proces van waardering en selectie gevoerd.

Vergelijkend onderzoek –geografisch of chronologisch– is tot nog toe amper tot niet uitgevoerd. Chronologisch onderzoek is wellicht het moeilijkst te realiseren. Een vergelijking tussen Vlaanderen en Nederland is echter voor de hand liggend. Op basis van bijvoorbeeld de selectielijsten die voor gemeenten bestaan is het mogelijk om systematisch na te gaan in hoeverre gemeentearchieven, met uitsluiting van diverse gemeentelijke bevoegdheden in Vlaanderen en Nederland, maar ook binnen Vlaanderen, ceteris paribus geselecteerd worden. Ook andere typen archiefbestanden komen voor een dergelijke vergelijking in aanmerking. Daarenboven zijn ook vergelijkingen met andere landen (Frankrijk, Duitsland, UK, etc.) mogelijk. In die landen bestaan doorgaans geen uitgewerkte selectielijsten, maar richtlijnen of criteria.

Deze onderzoekslijn poogt een combinatie van theorie en praktijk te verwezenlijken. Welke types van stagewerk hoort bij deze onderzoekslijn?

• Een relatief klein archiefbestand van federale /Vlaamse instellingen, personen of instellingen.
• Indien het archiefbestand te groot is, dan heeft de student te weinig tijd voor het vergelijkend onderzoek dat integraal deel uitmaakt van de verhandeling. Een vergelijking kan internationaal, maar ook intern bij de organisatie, of met een soortgelijke instelling of organisatie plaats vinden
• Het archiefbestand bestaat idealiter uit enerzijds enkele grote reeksen en anderzijds diverse types van dossiers.

Voorbeelden van archiefbestanden die in aanmerking komen voor deze onderzoekslijn zijn: archieven van gemeenten, provincies, ministeries, maar ook van personen en organisaties.

OPGELET: Te grote archiefbestanden komen niet in aanmerking omdat het comparatief onderzoek dan niet kan uitgevoerd worden.

Ordening bij gemeenten: noodzakelijk kwaad of achterhaalde noodzaak?

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be) en Erwin Steegen (erwin.steegen@vub.be)

Ordeningsstelsels voor openbare instellingen zijn in de loop van de jaren ‘40-‘60 van de vorige eeuw in allerlei maten en gewichten gecreëerd. In de huidige archivistiek worden die ordeningsstelstels doorgaans voorgesteld als problematisch, omdat ze niet volgens archivistische principes zijn opgebouwd. De huidige functionele ordening is wél volgens de regels van de kunst opgesteld, maar wordt door gebruikers dikwijls als te complex ervaren. In deze onderzoekslijn worden ordeningsstelstels voor diverse openbare besturen in Vlaanderen bestudeerd en in een vergelijkend perspectief geplaatst.

Vergelijkend onderzoek –geografisch of chronologisch– is tot nog toe amper tot niet uitgevoerd. Een vergelijking tussen Vlaanderen en Nederland is op het vlak van ordening voor de hand liggend. Op basis van bijvoorbeeld de ordeningsstelsels die in Nederland en Vlaanderen voor gemeenten uitgewerkt zijn, is het mogelijk om systematisch na te gaan in hoeverre gemeentearchieven ceteris paribus geordend worden. Ook andere typen archiefbestanden komen voor een dergelijke vergelijking in aanmerking. Daarenboven zijn vergelijkingen met andere landen (Frankrijk, Duitsland, UK, etc.) mogelijk.

Automatisering van informatie- en archiefbeheer

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be) en Seth Van Hooland (seth.vanhooland@vub.be)

Diverse instellingen kampen nog steeds met problemen i.v.m. hun digital born archieven. Er bestaan al heel wat handboeken en gidsen over hoe digitaal informatiebeheer moet worden aangepakt, maar in de praktijk blijkt de weg naar een vlot werkende oplossing moeilijk.

Vaak zijn verantwoordelijken zich niet bewust van het probleem van digitale bewaring en hebben ze geen zicht op stukken die gevormd of bewaard moet worden om juridische, financiële, administratieve of historische redenen.

In veel instellingen is ook niet vastgelegd wie een bepaalde rol of verantwoordelijkheid i.v.m. digitale bewaring op zich zal nemen, en is er evenmin nagedacht over de beschikbaarheid van diensten en instrumenten op de langere termijn. Ook over de opbouw en verspreiding van kennis en expertise binnen de instelling of over de structurele financiering van informatiebeheer en digitale bewaring is nog weinig nagedacht.

Veel instellingen missen een aantal beheermaatregelen. Deze zijn normaliter vastgelegd in beheerinstrumenten, zoals een visiedocument, een informatiebeheerplan, een selectielijst of selectieregels, etc.

De technologische vooruitgang, met een snelle opvolging van technieken, zorgt bovendien voor onzekerheid en het gevoel dat men steeds achter de feiten aanloopt. Veel instellingen hebben niet geïnvesteerd in gepaste infrastructuur voor de opslag en het duurzame beheer van digitale informatie en kijken nu vooral naar Digitaal Archief Vlaanderen als de oplossing. Maar ook dan moet men in de eigen organisatie aan de slag.

Tenslotte moet de automatisering ook afgestemd worden op het karakter van de instelling. Elke instelling werkt anders, volgens andere statuten, met andere structuren, andere processen en andere beslissingsmodellen. Werkgewoontes en mentaliteit spelen een belangrijke rol bij de implementatie van geautomatiseerde processystemen. Nieuwe manieren van werken brengen nieuwe manieren om informatie te vormen en te registreren met zich mee. In hoeverre beïnvloeden deze nieuwe werkwijzen en processen de klassieke afhandeling van zaken en dossiervorming door de administratie?

Deze onderzoekslijn nodigt uit om aspecten van het geautomatiseerd informatiebeheer onder de loep te nemen. Totaalstudies om het informatiebeheer van een volledige administratie te automatiseren komen niet in aanmerking, omdat deze niet in het kader van een éénjarige studie kunnen volbracht worden. Studies kunnen bijvoorbeeld gaan over:

• het uitzoeken van de verplichtingen (juridisch en moreel) van de instelling op het gebied van document en dossiervorming, captatie, registratie, bewaring
• aspecten van beheer, zoals het uitwerken van een informatiebeheerplan, selectielijst/-regels, stappenplan, overdrachtsprocedure, etc.
• rollen en verantwoordelijkheden i.v.m. digitale duurzaamheid, liefst vergelijkend, uitgaande van de realiteit van enkele instellingen
• vergelijkende studies over standaarden: bijvoorbeeld, hoe kunnen metadatastandaarden in de praktijk worden toegepast?
• nieuwe technologische en methodologische aspecten, zoals de mogelijkheden van virtualizering voor het bewaren van databases met digitale informatie die duurzaam bewaard moet worden
• studies over digitale depots (inclusief aansluiting op DAV): manier van aanpakken, benodigdheden, implementatie en opvolging
• studies over systemen: in hoeverre voldoen aangeboden systemen aan de normen of standaarden voor informatiebeheer?
• informatiebeheerproblemen en -oplossingen in de digitale omgeving op het niveau van de medewerkers: tools voor een verbeterde persoonlijke organisatie

Deze studies kunnen toegepast worden voor een dienst, een instelling of in vergelijkend perspectief.

Tools voor archief- en informatiebeheerdiensten

Bart Ballaux (bart.ballaux@vub.be) en Seth Van Hooland (seth.vanhooland@vub.be)

Een dienst die zich bezig houdt met hedendaags documentbeheer moet een professioneel management voeren, waarin beleidsplannen, kwaliteitszorg, risicobeheersing enz. vlot worden toegepast. In de digitale wereld schuift de archiefdienst bovendien op naar een dienst voor interne informatie en geeft ze meer en meer consultancy. Audits en scoremodellen i.v.m. archiefzorg en -beheer bij zorgdragers behoren steeds meer tot het gewone takenpakket van de diensten die verantwoordelijkheid opnemen in documentbeheer.

Ook de doorsnee archief- of erfgoedinstelling is meestal verplicht om te werken met weinig middelen omdat beleidsvoerders zich afvragen of deze business wel core business is. Ook daar hebben kwaliteitslabels en strategische plannen hun intrede gedaan.

Hier is veel onderzoek mogelijk omdat het apparaat van de beheerstools voortdurend verandert en er dus nieuwe beheerstools kunnen ontwikkeld worden. Daarnaast moeten veel diensten nog een degelijk formeel beheer uitbouwen.

Bovendien kan er nagedacht worden over nieuwe kaders. Hebben instellingen bijvoorbeeld geen nood aan een minimum kwaliteitskader, een light versie van een kwaliteitslabel?

De relatie tussen archief en cultureel erfgoed

Jelena Dobbels (jelena.dobbels@vub.be)

Archieven worden tot de cultureel erfgoedsector gerekend, naast andere collectiebeherende organisaties zoals musea en erfgoedbibliotheken. Daar is veel voor te zeggen. Archieven kunnen bij valorisering rijkelijk putten uit de erfgoedideeën. De vele publicaties rond vrijwilligerswerking, depotwerking, samenwerking in de erfgoedsector enz. helpen archivarissen enorm bij hun dagelijks werk. Toch is er binnen de archiefsector niet altijd zo veel animo voor het erfgoeddiscours. Waardoor komt dat?

• De definities van archief en (cultureel) erfgoed vertrekken vanuit een andere achtergrond. Archief wordt in eerste instantie gezien als procesgebonden informatie en krijgt door zijn secundaire waarde betekenis als erfgoed. Dit uit zich in andere verantwoordelijkheden op bestuursniveau (Ministerie van Bestuurszaken en Ministerie van Cultuur). Is die definitie van procesgebonden informatie ook niet van toepassing op erfgoed?
• Een aantal problematieken lijken gelijk te lopen bij erfgoed en archieven. Selectie, ontsluiting, bewaring enz. zijn begrippen die op cultureel erfgoed en op archieven van toepassing zijn. Maar in welke mate is dat het geval? Tot waar gaat de gelijkenis en waar begint het verschil? Dit alles is van fundamenteel belang om archieven een wezenlijk onderdeel te laten vormen van de cultureel erfgoedsector, naast andere collectiebeherende organisaties zoals musea en erfgoedbibliotheken.
• Een ander punt is de vraag in hoeverre de methodieken uit het cultureel erfgoedbeleid rekening houden met de specialistische methodieken en technieken die de archivistiek in de laatste decennia ontwikkeld heeft. Een voorbeeld is de waarderingsmethodiek die de laatste jaren in de cultureel-erfgoedsector gebruikt wordt. In hoeverre sluit die aan bij de waardering die ‘standaard’ in archieven gebeurt?
• Archiefbewaarplaatsen zijn ook niet per definitie volwaardige erfgoedorganisaties. Binnen het cultureel erfgoeddecreet moeten archieven beantwoorden aan een kwaliteitskader om als ‘culturele archiefinstelling’ erkend te worden (kwaliteitslabel) en – in een tweede fase – aanspraak te kunnen maken op subsidies. Welke investeringen zijn daarvoor nodig? Voor welke archieven is dit bereikbaar?

Studies in deze onderzoekslijn kunnen bijvoorbeeld gaan over:

• theoretisch onderzoek van het archivistisch en het erfgoeddiscours
• perceptie van het erfgoeddiscours in archiefinstellingen (vergelijkend onderzoek)
• methodieken uit de cultureel erfgoedsector: van toepassing in archieven? (vb. waarderingstrajecten, educatieve werking zoals erfgoedklasbakken, participatieladder, …)
• collectievorming en collectieplannen van culturele archieven
• onderzoek naar investeringen nodig voor het behalen van een kwaliteitslabel als culturele archiefinstelling
• immaterieel erfgoed en archieven: een vloek of een zegen?
• dekolonisatie/meerstemmigheid in archieven: hoe gaan archieven aan de slag met het dekoloniseren of meerstemmig maken van hun collecties en archiefwerking?

Archief van architecten, beeldende kunstenaars (glazeniers, beeldhouwers, ceramisten, schilders), ontwerpers, literatoren en hun (belangen)verenigingen

Jelena Dobbels (jelena.dobbels@vub.be) en Geert Leloup (geert.leloup@vub.be)

Architecten werken binnen een bepaalde context voor opdrachtgevers, kunstenaars werken eveneens –al dan niet in opdracht– binnen een bepaalde maatschappelijk bepaalde artistieke context. Auteurs schrijven binnen een bepaalde literair-maatschappelijke context. Sommige verenigingen richten zich specifiek tot personen uit de hoger genoemde categorieën. Zij allen zijn archiefvormer uit hoofde van hun activiteit, maar vaak wordt enkel bewaard wat tot resultaat heeft geleid en gaat veel (soms heel veel) archief verloren. Met het archief is dan meteen ook een heel belangrijk element uit de context waarin de archiefvormer heeft gewerkt, weg. Een schrijversarchief is meer dan een verzameling manuscripten en een architectenarchief meer dan een verzameling plannen. Een archief van een vereniging is meer dan het ledenblad. Aandacht voor archiefvorming zal dan ook de in het oog springende ‘producten’ van de archiefvormers in hun volledige archiefcontext bestuderen, ordenen en beschrijven. Eerder met succes uitgevoerd onderzoek m.b.t. schrijversarchief, architectenarchief en archief van (kunstenaars)verenigingen kan een stimulans betekenen voor een verdere verkenning van dit onderzoeksterrein.

Archivalisering en archivering bij creatieve processen

Geert Leloup (geert.leloup@vub.be)

Archieven van dansgezelschappen, van theaters (incl. poppentheaters, straattheaters, ...), van muziekgezelschappen, enz. zijn relatief onbekende archieven. Ze zijn van fundamenteel belang voor onze cultuur. Ze hebben met elkaar gemeen dat de archiefvormer zich toespitst op zijn uiteindelijke product, de voorstelling. De archieven die daarbij gevormd worden zijn nu vaak totaal onvoldoende om een rol te spelen bij een reconstructie van de voorstelling, om de geschiedenis van het creatieve proces te documenteren, om de relatie tussen artiest en publiek te kunnen weergeven of om de emotionele beleving van het publiek te documenteren. De vragen zijn dan:

• Is het maatschappelijk opportuun dat kunst, waarbij de nadruk ligt op vluchtigheid, zoals bijvoorbeeld een dansvoorstelling, gearchiveerd wordt? Waarom?
• Wat omvatten deze archieven, door welke creatieve processen kwamen ze tot stand en is de archiefvorming hiervan kwalitatief hoogstaand?
• Wanneer en in welke stukken wordt het creatieve proces geëxpliciteerd?
• Welke maatregelen kunnen de archiefvormers nemen om hun core business beter te archiveren?

Hetzelfde kan gezegd worden van kunstenaarsarchieven, van archieven van schrijvers en dichters.

• Moet het creatieve proces dat leidde tot het kunstwerk gearchiveerd worden, of moet het kunstwerk op zichzelf staan, bijvoorbeeld om meer indruk te maken?
• Moeten de archieven het eindproduct documenteren, de relatie tussen kunstenaar en publiek kunnen weergeven of de emotionele beleving van het publiek documenteren om iets over de impact van het kunstwerk te kunnen zeggen?

Deze onderzoekslijn sluit aan bij internationaal onderzoek over archivalisering, een begrip dat gelanceerd werd door de Nederlandse hoogleraar E. Ketelaar: de bewuste of onbewuste keuze van bepaalde maatschappelijke groepen en individuen in een veranderende sociale, religieuze, culturele, politieke en economische context om iets in aanmerking te laten komen voor archivering.

Conglomeraatsarchieven

Geert Leloup (geert.leloup@vub.be)

Religieuze orden en congregaties kenden in Vlaanderen van de 19de eeuw tot in de jaren 1960 een grote bloei. Zij vormden veel en belangrijk archief, maar hadden zelden een geschoold archivaris in dienst. Wie zich met “de archieven” _bezig hield, deed dat vaak vanuit een specifiek religieuze ingesteldheid en ging meestal erg documentalistisch te werk. Vaak werden diverse "archiefcollecties" aangelegd rond bepaalde figuren of bewegingen. In andere gevallen bracht men "het oud papier" van diverse huizen samen, zonder aandacht voor de specifieke ontstaanscontext van de stukken. Zo ontstonden diverse archiefconglomeraten die die conglomeraten en documentaire verzamelingen die niet alleen vanuit archivistisch oogpunt nauwelijks te beheren zijn, maar waarvan de inhoud die ook voor de onderzoeker vaak erg ondoorzichtig is.

Op basis van eerder opgedane ervaringen met het archief van de Vlaamse jezuïeten, lijkt het interessant om zulke conglomeraatsarchieven ook voor andere orden en congregaties nader te bestuderen, volgens archivistische principes te ordenen en te ontsluiten.

Archiefgidsen: een vergelijkend onderzoek en een creatieve zoektocht naar nieuwe formats

Eddy Put (eddy.put@kuleuven.be)

In tegenstelling tot archievenoverzichten en inventarissen worden gidsen minder aangestuurd door de internationale beschrijvingsstandaarden. De definitie van ‘archiefgids’ die we in het Nederlandse taalgebied hanteren, is alvast niet erg duidelijk: “Uiteenzetting betreffende de gebruiksmogelijkheden voor een bepaald type onderzoek van de archieven en collecties”. Vaak worden overzichten en gidsen bovendien verward. Een vergelijkende studie en evaluatie van archiefgidsen, zowel in een klassieke als in een digitale onderzoeksomgeving, is met andere woorden geen overbodige luxe.

Het onderzoek vertrekt vanuit een brede, comparatief opgezette studie: Welke types archiefgidsen kunnen er onderscheiden worden (over een bepaald type archiefbestanden, over een specifiek onderzoeksterrein, over een bepaalde plaats of regio)? Zijn er stijlverschillen? Is er een onderscheid tussen rough guides en hypergespecialiseerde werkinstrumenten? Welke mogelijkheden zijn er in een digitale of hybride onderzoeksomgeving? En last but not least: Wat is de meerwaarde van archiefgidsen?

In een tweede fase kan een specifieke archiefgids uitgewerkt worden, op maat van de archiefdienst waar stage gelopen wordt en rekening houdend met de aanwezige expertise. Mits de nodige creativiteit kunnen de grenzen van dit genre verlegd worden.

Achtergrondliteratuur

C. NOUGARET & B. GALLAND, Les instruments de recherche dans les Archives, Parijs, 1999.

B. LOOPER en J. KLOOSTERMAN, Toegang, Ontwikkelingen in de ontsluiting van archieven (Jaarboek 2001 van de Stichting Archiefpublicaties), 's-Gravenhage, 2001.

Reference archivists: maatwerk of gemakkelijkheidsoplossing?

Eddy Put (eddy.put@kuleueven.be)

In de Angelsaksische archiefwereld zijn de reference archivist en het reference interview bekende begrippen. Onderzoekers leggen hun specifieke onderzoeksvragen voor aan een archivaris, die hun de meest voor de hand liggende onderzoekspistes aanwijst. In sommige archiefdiensten is er bij een eerste bezoek zelfs standaard een reference interview voorzien.

Gebruikersonderzoek heeft uitgewezen dat heel wat onderzoekers erg inefficiënt omgaan, zowel met klassieke inventarissen als met toegangen on line. Voor de onderzoeker vormt een beroep op reference archivist niet noodzakelijk een gemakkelijkheidsoplossing. Hij/zij wordt op weg gezet, maar moet verder toch nog zijn weg zoeken met behulp van het bestaande instrumentarium. Vanuit het standpunt van de archiefinstelling bekeken moet maatwerk niet noodzakelijk als arbeidsintensief geëvalueerd worden. De aanwezige kennis wordt niet alleen gevaloriseerd, maar ook uitgebreid. Door op maat gesneden advies te verlenen, maakt de archiefdienst haar expertise ‘te gelde’.

Er is nood aan vergelijkend onderzoek, waarbij de tradities en ‘bedrijfsculturen’ in Vlaamse en Nederlandse archiefdiensten tegen het licht worden gehouden. Studenten maken een grondige analyse van kosten en baten van de politiek die in de onthaalinstelling geldt en formuleren op basis daarvan voorstellen tot aanpassing. Daarbij kan bijzondere aandacht besteed worden aan de rol die sociale media hierin kunnen spelen.

Achtergrondliteratuur

I.G. ANDERSON, ‘Are You Being Served? Historians and the Search for Primary Sources’, in: Archivaria, 58, 2004, p. 82-129.

W. DUFF, ‘Archival mediation’, in: T. Eastwood en H. McNeil, Currents of Archival Thinking, Santa Barbara, 2009, p. 89-114.

C. A. JOHNSON en W. M. DUFF, ‘Chatting Up the Archivist: Social Capital and the Archival Researcher’, in: The American Archivist, 68, 2005, p. 113-129.

‘Organisch gevormde’ archieven versus ‘kunstmatige’ collecties. Archiefontsluiting met oog voor textuur en vergelijkend perspectief

Eddy Put (eddy.put@kuleuven.be)

Het klassieke archivistisch onderzoek heeft relatief weinig aandacht voor de textuur van archieven. Persoonsarchieven vertonen een heel andere samenhang dan organisatie-archieven. Een gehavend abdijarchief uit het ancien régime heeft een heel ander profiel dan een 20ste-eeuws gemeentearchief waarin op basis van een klassieke selectielijst ‘rechtlijnig’ geselecteerd is. Een persoonsarchief is op heel wat punten nauwelijks te vergelijken met een instellingsarchief. Maar ook archieven die afkomstig zijn van gelijkaardige archiefvormers vertonen vaak een heel verschillende textuur. In het klassieke inventarisatiewerk wordt veel te weinig aandacht besteed aan dit gegeven. Hoogstens wordt er een onderscheid gemaakt tussen organisch gegroeid ‘archief’ en kunstmatige ‘collecties’. Deze zwart-wit tegenstelling kan moeilijk aangehouden worden. Er is veeleer sprake van een grijze tussenzone, waarin archieven tussen deze uitersten gepositioneerd worden. Daarbij moeten in elk geval elementen als ‘volledigheid’ en ‘samenhang’ verrekend worden.

Deze problematiek kan in klassieke inventarisatie-opdrachten aan bod komen. Daarbij wordt een bepaald archief niet alleen tel quel geïnventariseerd, maar wordt het tegen het licht van andere, vergelijkbare archieven c.q. inventarissen gehouden. Het 'absolute' beeld dat uit een klassieke inventaris naar voren komt, kan op deze manier verrijkt worden met een comparatief perspectief. De representatie van het geïnventariseerde archief kan alleen maar aan waarde winnen door deze extra dimensie.

Achtergrondliteratuur

G. YEO, ‘Custodial History, Provenance, and the Description of Personal Records’, in: Libraries & the Cultural Record, 44-1 (2009), p. 50-64.

Vroegmoderne bronnentypologie, vooral op het vlak van persoonsregistratie

Eddy Put (eddy.put@leuven.be)

De grote rijkdom aan redactionele vormen uit de vroegmoderne tijd is in grote mate onontgonnen. Vaak gaan deze hoogwaardige bronnen in inventarissen schuil achter formele beschrijvingen. Een werkinstrument dat deze brontypes niet alleen repertorieert, maar ook in hun context plaatst, zou voor de ontsluiting bijgevolg een belangrijke meerwaarde betekenen.

Een van de meest tekenende evoluties in de vroegmoderne archiefvorming is de zich snel ontwikkelende registratie van personen. Het meest in het oog springende voorbeeld hiervan is uiteraard de invoering van parochieregisters waarin dopen, huwelijken en overlijdens van parochianen opgetekend werden. Ook volkstellingen kunnen in dat verband vermeld worden. Beide types bronnen zijn reeds uitgebreid bestudeerd en zijn op velerlei manier ontsloten voor o.m. genealogisch onderzoek.

Daarnaast hebben diverse andere archiefvormers met uiteenlopende bedoelingen informatie over personen systematisch geregistreerd. Daarbij ging het vooral om het vastleggen van juridische status. Poortersboeken, universiteitsmatrikels en wijdingsregisters zijn oude voorbeelden van dergelijke registraties. Verder kan gewezen worden op monsterrollen, admissieboeken (van notarissen, advocaten, procureurs, enz. in de archieven van de provinciale justitieraden), ambachts- en broederschapsboeken, palmaressen in de archieven van Latijnse scholen, status animarum in parochiearchieven, enz.

Er is op dit terrein nood aan diep gravend archiefhistorisch onderzoek, maar ook op het vlak van de valorisatie van dit materiaal kan nog veel werk verzet worden. Meer bepaald kan gedacht worden aan (1) de ontwikkeling van laagdrempelige gidsen waarin gebruikers op weg worden gezet en (2) de ontwikkeling van een thesaurus voor specifieke domeinen van archiefvorming.

Achtergrondliteratuur

J.H. KOMPAGNIE (red.), POP-gids, Personen Op Papier: overzicht van archief- en bibliotheekbestanden met gegevens over persoons- en beroepsgroepen in het Algemeen Rijksarchief, Den Haag, 1997.

E. PUT, ‘Oude werven, nieuwe stellingen: een thesaurus voor de ontsluiting van vroegmoderne redactionele vormen’, in: M. Van Der Eycken en E. Houtman (red.), Lach, Liber amicorum Herman Coppens (Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën, Studia, 115), Brussel, 2007, p. 303-318.

De ontsluiting en valorisatie van procesdossiers: kwantiteit versus kwaliteit

Eddy Put (eddy.put@kuleuven.be)

Rechtbanken uit de vroegmoderne en de moderne tijd hebben grote hoeveelheden procesdossiers nagelaten. Niet alleen gebruikers, maar ook archivarissen worden vaak afgeschrikt door de omvang en de techniciteit van deze dossiers. Anderzijds vormen gerechtelijke archieven een echte goudmijn voor diverse vormen van historisch onderzoek. Procesdossiers liggen aan de basis van bestsellers als Montaillou van Leroy-Ladurie en De kaas en de wormen van Carlo Ginzburg.

Over de archiefstatus van procesdossiers zijn de meningen verdeeld . Gaat het om bescheiden die bestemd zijn om te berusten in de rechtbank in kwestie? Of is het een toevallig tot stand gekomen verzameling van –door partijen ingeleverde maar nooit gelichte– bescheiden, die geen deel uitmaken van het archief van het rechtscollege stricto sensu.

De beschrijving van deze bestanddelen is bovendien een moeilijke evenwichtsoefening, waarbij het nastreven van een stabiele beschrijvingsdiepte botst op allerlei technische en inhoudelijke bezwaren. Partijen en datering kunnen doorgaans behoorlijk consistent worden weergegeven, maar de aard van het geschil valt vaak moeilijk in enkele woorden te vatten. Dit heeft vaak te maken met de juridische techniciteit, die voor niet-rechtshistorici wel eens problemen oplevert. Ook de grote omvang van de collecties dossiers vormde in het verleden vaak een hinderpaal voor een grondige ontsluiting.

Binnen deze onderzoekslijn is er ruimte voor klassieke inventarisatieopdrachten. Steeds wordt hier wel een theoretisch luik aan verbonden, waarin de student een bepaald aspect van de archiefvorming of de ontsluitingstechniek verder uitdiept.

Geschiedenis van het Belgisch archiefwezen

Karel Velle (karel.velle@arch.be)

Uit diverse publicaties binnen de archiefwetenschap blijkt de relevantie van de geschiedenis van het archiefwezen. Onder deze noemer vallen thema’s zoals de evolutie van het archiefbeleid, de archiefpolitiek en de archiefpraktijk op nationaal, regionaal en lokaal vlak, de geschiedenis van de professionalisering van het beroep van archivarissen, de evolutie van de ideeën, visies en werkmethoden van archivarissen, biografieën van archivarissen, enz. Het volstaat hier bij wijze van voorbeeld te verwijzen naar verschillende publicaties van T. Thomassen en E. Ketelaar, naar het doctoraal onderzoek van Rudi C.J. van Maanen (Universiteit Leiden, 2000) over Het Leidse stadsarchief. 1816-1829 en van Christophe Jacobs, Une politique pour les archives en France, 1852-1945. Approches méthodologiques, historiographiques et archivistiques, naar het artikel van F. Hildersheim, ‘Une politique pour les archives, 1880-1940?’, in M.-O. Baruch en V. Duclert, Serviteurs de l'État: une histoire politique de l'administration française, 1875-1945, Parijs, 2000, p. 373-386, of naar het collectief werk over het archiefbeleid in Oostenrijk tijdens de Nazi-periode 1938-1945 (in Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs, Band 54, 2010).

Bij de lectuur van inleidingen op handboeken over archivistiek, archiefgidsen en inventarissen blijkt telkens weer hoe weinig we weten over de geschiedenis van het Belgisch archiefwezen sinds de late 18de eeuw en hoe weinig diepgaand onderzoek werd verricht naar het archiefbeleid in al zijn aspecten. De bedoeling van deze onderzoekslijn is het onderzoek op dit terrein te stimuleren. Er zijn verschillende scenario’s mogelijk. Aan de hand van ambtelijke bronnen en het archief van archiefinstellingen kan het archiefbeleid in een bepaalde periode bestudeerd worden (inzake organisatie, verwerven, ordenen en beschrijven van archieven, wetenschappelijk onderzoek en publieke dienstverlening); aan de hand van de dossiers gevormd door archiefdiensten kan onderzoek gedaan worden naar de leefwereld, het netwerk en de werkmethodes van archivarissen, naar de relatie tussen archivarissen en historici, naar de relatie tussen het archiefwezen en de politiek, de bibliotheeksector, het verenigingsleven, enz. Op lange termijn is het de bedoeling om aan de hand van een aantal casestudies een geschiedenis te schrijven van het Belgisch archiefwezen.

Archieven en deontologie

Karel Velle (karel.velle@arch.be)

Voor zowat alle beroepsgroepen bestaan tegenwoordig deontologische codes: voor verpleegkundigen, leerkrachten, magistraten, architecten, politiebeambten, journalisten, psychologen... en recent ook voor informatieprofessionals in bibliotheken en documentatiecentra (Meta, 2011, 5). Aan de plichtenleer van archivarissen werd sinds de jaren 1990 veel aandacht besteed, niet in het minst sinds de publicatie van de eerste internationale deontologische code door de Internationale Archiefraad ICA (1996). De plichtenleer van de ICA houdt archivarissen en archiefmedewerkers een waardekader voor, een reeks van principes en hulpmiddelen die hen moeten helpen bij het maken van bepaalde keuzes. In The ethical archivist, (Chicago, Society of American Archivists, 2010) analyseerde Elena S. Danielson op systematische wijze de ‘morele conflictsituaties’ waarin archivarissen in de archiefpraktijk verzeild kunnen raken. Ondanks de uitgebreide archiefwetgeving, het bestaan van honderden regels, reglementen en richtlijnen, moet de archivaris in specifieke domeinen bepaalde keuzes maken en moet hij die keuzes ook verantwoorden. Het gaat over de vernietiging en verwerving van archieven, het omgaan met belangen van diverse groepen gebruikers met wie de archivaris een vertrouwensrelatie moet opbouwen en onderhouden (bv. met de recht- en bewijszoekende burger), het bewaken van het broos evenwicht tussen het bevorderen van de toegang tot archieven en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de commercialisering van gedigitaliseerde archieven, de omgang met 'gevoelige' archieven, enz. De bedoeling van deze onderzoekslijn is op de eerste plaats comparatief onderzoek te stimuleren door na te gaan welke ethische principes in andere landen (VS, Canada, Duitsland, e.a.) gelden, hoe deze geoperationaliseerd worden en in welke mate die ook in de Belgische archiefpraktijk kunnen worden toegepast. In tweede instantie wordt onderzoek gedaan naar specifieke casussen. In dit verband zijn verschillende onderwerpen mogelijk zoals de vernietiging van overheids- en private archieven, de selectie van persoonsinformatie, het beschikbaar stellen van medische informatie, het waarborgen van de toegankelijkheid voor historisch onderzoek van archieven van veiligheidsdiensten, het hergebruik van archieven, het toegang verlenen aan bepaalde groepen gebruikers, de behandeling van vrijstellingen, het recht op raadpleging versus het recht op publicatie, de raadpleging van persoonsinformatie in het kader van genealogisch onderzoek, enz.

Archiefrecht in vergelijkend perspectief

Karel Velle (karel.velle@arch.be)

Het archiefrecht is een instrument dat door overheden wordt gehanteerd om oplossingen te bieden voor bepaalde knelpunten of problemen. Het is ook een middel om een beleid door te drukken. Overheden van diverse bestuursniveaus hebben in een nabij of ver verleden aspecten van het archiefbeheer geregeld om b.v. archieven te beschermen of de bewaring van archieven veilig te stellen, om de toegang tot archieven door de burger (beter) te regelen, om de taken van zij die belast zijn met de archiefzorg en met het archiefbeheer vast te leggen, enz. Er is geen sprake van archiefrecht zonder rechtshandhaving of zonder dat de toepassing van de regels op een of andere manier afdwingbaar is. De naleving van de normen inzake archiefbeheer gebeurt door toezicht, door het voorzien van sancties van privaatrechtelijke, administratiefrechtelijke of strafrechtelijke aard.

De bedoeling van deze onderzoekslijn is vergelijkend onderzoek in verband met het archiefrecht te bevorderen, waarbij de aandacht niet alleen uitgaat naar de formele regels die betrekking hebben op de volledige levenscyclus van de informatie in de ons omringende landen of binnen Europa maar ook naar de evolutie van de rechtsleer en de toepassing van de wet- en regelgeving in de praktijk (rechtspraktijk, administratieve praktijk). Mogelijke onderwerpen zijn b.v. vergelijkend onderzoek in verband met het beheer van archieven van instanties bevoegd voor het buitenlands beleid en lokale politiezorg, de toegang tot informatie van de burgerlijke stand, het beheer van patiëntendossiers, de herbestemming van archieven, de problematiek van de zgn. displaced archives en de restitutie van archieven, enz.