Gezamenlijk doctoraat

Verschillende instellingen kunnen verschillende educatieve idealen, regels en richtlijnen hebben.

Het Joint PhD Office van de VUB helpt doctorandi om de voorwaarden voor hun onderzoeksprojecten te begrijpen.

De voorwaarden voor het uitvoeren van een gezamenlijk doctoraat in Vlaanderen zijn vastgelegd in de Codex Hoger Onderwijs van 11 oktober 2013:

“Een universiteit kan samen met een andere binnenlandse of buitenlandse universiteit of met de Koninklijke Militaire School in Brussel een dubbeldiploma of een gezamenlijk diploma van de graad van doctor uitreiken na de openbare verdediging van een proefschrift ten overstaan van een jury waarin ten minste professoren van de betrokken instellingen zetelen en op voorwaarde dat de promovendus ten minste 6 maanden aan de partneruniversiteit onderzoek heeft gedaan in het kader van zijn proefschrift.”

De voorwaarden voor een gezamenlijk doctoraat kunnen als volgt worden samengevat:

1. De partnerinstelling beroept zich op een wetgeving die een gezamenlijk doctoraat toestaat (vergelijkbaar met de Codex Hoger Onderwijs van Vlaanderen).
2. De kandidaat is ingeschreven bij beide instellingen, vanaf het studiejaar waarin het gezamenlijk doctoraat aan aanvang neemt.
3. De kandidaat heeft in elke partnerinstelling een begeleide/promotor.
4. De kandidaat voert bij elke partnerinstelling minimaal zes maanden doctoraal onderzoek uit. Dit kan in één aaneengesloten periode of over meerdere periodes.
5. Alle betrokken partijen ondertekenen een individuele gezamenlijke doctoraatsovereenkomst. Het Joint PhD Office moet bij alle stappen van de behandeling van deze overeenkomst worden betrokken.

Overeenkomsten voor een gezamenlijk doctoraat moeten voldoen aan de reglementen van beide partnerinstellingen. Een contract dat moet leiden tot een gezamenlijk doctoraat mag dus niet in strijd zijn met het Centraal Reglement voor de Toekenning van de Academische Graad van Doctor van de VUB, noch met het aanvullend facultair reglement van de betrokken VUB-faculteit.

De doctoraatsstudent is verplicht zich bij beide instellingen in te schrijven vanaf het studiejaar waarin het contract ingaat tot en met het studiejaar waarin het doctoraatsexamen plaatsvindt, zonder onderbreking. Meer informatie over de procedures vindt u op onze pagina Inschrijving.

Je kan je op elk moment inschrijven voor een gezamenlijk doctoraat. Het is niet verplicht om de overeenkomst bij aanvang van het doctoraal onderzoek te regelen. In de loop van het doctoraatstraject ontstaan ​​namelijk gaandeweg samenwerkingsverbanden.

Omdat de onderhandelingen en de ondertekening van de overeenkomst enkele maanden in beslag kunnen nemen, is het noodzakelijk dat de procedure voor het opstarten van een gezamenlijk doctoraat minstens 1 jaar voor de neerlegging van het doctoraatsproefschrift ter verdediging start.

Wil je een gezamenlijk of dubbeldoctoraat starten, dan is de eerste stap duidelijk.

Contacteer jointphd@vub.be

Overeenkomsten onderhandeld en/of ondertekend zonder medeweten en goedkeuring van het Joint PhD Office worden niet aanvaard. Het Joint PhD Office helpt je ook bij de te nemen stappen.

Als voor beide instellingen een gezamenlijk doctoraat mogelijk is, begin dan met een verzoek aan de instelling waarmee je wilt samenwerken.

De definitieve versie van elke gezamenlijke doctoraatsovereenkomst moet worden goedgekeurd door het Joint PhD Office voordat deze kan worden ondertekend. Houd er rekening mee dat het proces van ondertekening niet kan worden opgestart voordat de doctoraatsstudent correct is ingeschreven aan de VUB. Er zijn veel voorwaarden voor een gezamenlijk doctoraat. Geen paniek - als de wetgeving van de instellingen het toelaat, zal er waarschijnlijk een akkoord worden bereikt.

Voor samenwerkingen met niet-Vlaamse instellingen

Zodra je aan elke instelling een promotor hebt, vraag je de partnerinstelling naar de coördinaten van hun tegenhanger voor het Joint PhD Office van de VUB en geef je deze informatie door aan jointphd@vub.be. Het Joint PhD Office van de VUB start dan het contract onderhandelingsproces. Het is niet nodig om een ​​sjabloon in te vullen voordat overeenstemming is bereikt over de inhoud van een dergelijk document. Je wordt daartoe uitgenodigd door het Joint PhD Office op het moment dat de onderhandelingen rond zijn. 

De VUB heeft een modelovereenkomst ontwikkeld die het Joint PhD Office als onderhandelingsbasis zal gebruiken. Voor sommige instellingen hebben dergelijke onderhandelingen al plaatsgevonden, zodat het soms mogelijk is voor het Joint PhD Office om deze eerder overeengekomen templates te gebruiken. 

Voor samenwerkingen met Vlaamse instellingen of met KMS/RMA

Vul het aanvraagformulier voor een gezamenlijk doctoraat met een Vlaamse instelling in en stuur het naar jointphd@vub.be. Na verificatie door het afdelingshoofd dat aan de voorwaarden voor een gezamenlijk doctoraat is voldaan, kan de procedure starten.

Voor uitgaande doctoraatsstudenten: Het juiste sjabloon voor de gezamenlijke doctoraatsovereenkomst wordt ingevuld en naar jou, je VUB-promotor(en) en de faculteit gestuurd ter controle en goedkeuring. Na goedkeuring stuurt het Joint PhD Office van de VUB het voorstel naar het Joint PhD-office van de partnerinstelling.

Voor inkomende doctoraatsstudenten: Zodra het Joint PhD Office het voorstel van de partnerinstelling heeft ontvangen, wordt de overeenkomst aangevuld en ter goedkeuring naar de VUB-promotor(en) en de faculteit gestuurd.

BELANGRIJK: de doctoraatsstudent moet de gezamenlijke doctoraatsovereenkomst, de regels van zowel de universiteiten als het aanvullend facultair reglement gedurende het hele proces en zeker in elke belangrijke fase van het doctoraat (voortgang van het doctoraat, inschrijving, indiening van het doctoraat ...) volgen en moet de administraties (faculteit) van beide instellingen op de hoogte houden.

Als je het einde van je gezamenlijke doctoraat nadert, zijn er enkele regels waarmee je rekening moet houden bij het schrijven en presenteren van je doctoraatsproefschrift.

Het doctoraatsproefschrift in een gezamenlijk doctoraatsproject wordt geschreven en verdedigd in de taal die door alle partijen in het contract is goedgekeurd. De doctoraatsstudent dient een samenvatting in een tweede taal aan te leveren indien het aanvullend faculteitsreglement dit vereist.

Het afsluitend examen in een gezamenlijk doctoraat vindt in principe plaats aan de thuisinstelling, tenzij het contract anders bepaalt. De examencommissie voor een gezamenlijk doctoraat aan de VUB bestaat uit minimaal zes leden, waaronder de twee promotoren en twee leden extern aan beide instellingen. Elk van de twee partnerinstellingen wijst ten minste twee leden van de examencommissie aan. Elke afwijking van deze samenstelling moet worden goedgekeurd door het bevoegde facultaire orgaan.

Wat gebeurt er aan het einde van jouw samenwerking met twee instellingen? Afhankelijk van de disciplines die in je doctoraat zijn geïntegreerd, verdien je één van de twee soorten doctoraatsgraden.

Gezamenlijk doctoraat

• Een gezamenlijke graad met vermelding van één titel en discipline. Het wordt toegekend als er volledige gelijkwaardigheid is tussen de doctoraatstitels van beide partnerinstellingen.
• Het diploma kan worden afgedrukt op één gezamenlijke of twee afzonderlijke diploma's.

Dubbeledoctoraat

• Uitgereikt als er geen diploma-equivalentie is tussen de twee partnerinstellingen of als de titel die door elke instelling worden toegekend niet exact dezelfde zijn. Op het resulterende diploma worden de twee titels vermeld.
• Dubbele doctoraten kunnen ook de vorm aannemen van één diploma of twee afzonderlijke diploma's.

Indien er één diploma is, wordt dit opgemaakt door de instelling waar de verdediging plaatsvindt. Indien er twee diploma's zijn, stelt elke instelling haar eigen diploma op.

De VUB wil onderzoekssamenwerkingen aanmoedigen en de Onderzoeksraad verleent financiële steun aan kandidaten die een gezamenlijk doctoraatsproject volgen.

Wat is een bench fee?

De bench fee is een eenmalige vergoeding voor doctoraatsstudenten die een gezamenlijk doctoraatstraject volgen. In het kader van de gezamenlijke doctoraatsovereenkomsten tussen de VUB en andere binnen- of buitenlandse universiteiten, voorziet de Onderzoeksraad in deze vorm van financiering om partnerschappen aan te moedigen.

De bench fee moet worden gezien als een bijdrage in de extra kosten die een gezamenlijk doctoraatsproject met zich meebrengt. Het toegekende bedrag kan worden aangewend voor noodzakelijke reis- en verblijfkosten in het kader van het gezamenlijk doctoraatsproject en/of voor de aankoop van studie- of onderzoeksmateriaal.

Bench fees zijn enkel beschikbaar voor doctorandi die correct ingeschreven zijn als doctoraatsstudent aan de VUB.
Indien de doctoraatsstudent al een reis-/onderzoeksvergoeding ontvangt, is de bench fee niet van toepassing.

De vergoeding wordt overgemaakt zodra aan alle volgende voorwaarden is voldaan:

• alle partijen hebben het joint PhD contract ondertekend (alleen overeenkomsten die zijn goedgekeurd door het Joint PhD Office worden erkend);
• de kandidaat is ingeschreven aan de VUB als doctoraatsstudent.

Het bedrag van de bench fee hangt af van het gebied waar de partneruniversiteit gevestigd is:

• Benelux: € 2000
• Noord-Amerika: €5000
• Overige landen: € 4000

Hoe wordt de vergoeding overgemaakt?

• De bench fee wordt gestort op een speciale rekening van de afdeling waartoe de doctoraatsstudent en de promotor behoren. De vergoeding wordt beheerd door de VUB-promotor.

Krijg ik volgend jaar nog een bench fee?

• De bench fee is een eenmalige betaling. Per doctoraatsstudent kan er slechts één worden toegekend.

Wat gebeurt er als het gezamenlijk doctoraat wordt beëindigd?

Indien een gezamenlijk doctoraatsproject wordt stopgezet voordat het is afgerond of als een gezamenlijke doctoraatsovereenkomst wordt beëindigd, dient de kandidaat dit te melden bij het Joint PhD Office. Indien van toepassing wordt een beëindigingsdocument opgesteld en ondertekend door alle partijen. Bij stopzetting van het gezamenlijk doctoraat wordt aan de financiële dienst gevraagd om het restbedrag van de bench fee terug te storten naar RESEARCH voor herinvestering in nieuwe gezamenlijke doctoraten.