Wat betekent OTM-R voor VUB?

De VUB heeft altijd de basisprincipes van het Europees Handvest voor Onderzoekers en de Gedragscode voor rekrutering omarmd: open, transparant en merit-based (gebaseerd op verdienste).

Deze principes zijn volledig in lijn met de waarden van de VUB - gastvrij, open, lerend en verbonden als universitaire gemeenschap - en de principes van de Verlichting: kritisch denken, vrij onderzoek en humanisme. Bij het toepassen van deze waarden kiest de VUB voor groei, innovatie en internationalisering.

De universiteit wil een aantrekkelijke en ondersteunende werkomgeving creëren in het hart van de stad Brussel en Europa. Het moet de ideale werkplek zijn voor baanbrekend en hoogtechnologisch onderzoek en zinvolle loopbaanontwikkeling voor onderzoekers, zowel Belgische als internationale.

OPEN & TRANSPARANT

Iedereen die voldoet aan de functievereisten en in aanmerking komt voor de functie, wordt uitgenodigd en is welkom om te solliciteren. Dit betekent dat elke potentiële kandidaat, onderzoeker of lid van het onderwijzend personeel, junior of senior, een open en transparant inzicht krijgt in:

  • ons unieke karakter en wat het betekent om deel uit te maken van de universitaire gemeenschap;
  • de minimumeisen of selectiecriteria om in aanmerking te komen voor de functie ('moeten hebben');
  • andere verwachtingen of selectiecriteria waarmee rekening wordt gehouden en die waarde toevoegen ('nice to have');
  • hoe het selectie-, onboarding- en evaluatieproces eruit ziet voor onderzoekers en onderwijzend personeel, en hoe we gelijke kansen garanderen voor alle potentiële kandidaten en onderzoekers, inclusief groepen met specifieke behoeften. Zie ook het VUB Gender Actieplan, beschikbaar via onze Gelijkheidspagina.

We verbinden ons ertoe om alle relevante informatie zo proactief mogelijk te communiceren aan de potentiële kandidaat, onderzoeker of onderwijzend personeelslid, vooral in het geval van onvoorziene omstandigheden of situaties die afwijken van het normale proces. Feedback in elk stadium van de werving en, bij uitbreiding, gedurende de hele loopbaan van onderzoekers en onderwijzend personeel is essentieel om ervoor te zorgen dat de relatie tussen kandidaat, werknemer en werkgever duidelijk, gezond en productief blijft. Het belang en de waarde hiervan is substantieel en essentieel voor alle belanghebbenden, van het begin tot het einde van de loopbaan van de werknemer.

MERIT-BASED

Erkenning en waardering van verworven kennis, expertise en vaardigheden zijn essentieel in een universiteit waar we gelijke kansen voor studenten willen creëren en tegelijkertijd uitmuntendheid van ons academisch personeel verwachten.

Het doel is om een vruchtbare leer- en werkomgeving te creëren die excellent onderzoek en onderwijs mogelijk maakt en aantrekt.

In onze selectiecriteria aan het begin en tijdens de verdere loopbaan van onderzoekers en onderwijzend personeel houden we rekening met zowel belangrijke bibliometrische onderzoeksindicatoren als met een breed scala aan andere ervaringen en vaardigheden. Samen helpen deze kwantitatieve en kwalitatieve criteria om de ideale match tussen persoon en functie te vinden.

Dit vereist ook dat we de moed hebben om een functie niet toe te kennen als duidelijk is dat de wederzijdse verwachtingen niet op één lijn kunnen worden gebracht en dat onze universiteit niet de ideale leer-, werk- of onderzoeksomgeving is voor een kandidaat of collega die op papier zeer waardevol lijkt. Dit vereist soms onconventionele en genuanceerde keuzes, maar de VUB zou de VUB niet zijn als dit geen deel uitmaakte van onze identiteit.

Hoe bewaken we de kwaliteit van ons wervings- en selectieproces?

Het Europees Charter en de Code motiveren de VUB om te blijven evolueren en groeien in het vertalen van deze principes naar HR-processen, zoals verwoord in ons actieplan HR Strategie voor Onderzoekers. Deze inspanningen werden meermaals bekroond met de HR Excellence for Research Award.

Het ideale rekruteringsproces aan de VUB is gericht op open, transparante, inclusieve en ondersteunende communicatie die een positieve ervaring biedt voor elke sollicitant. We zetten ons in voor het volgende:

1. Rekrutering: Verbeterde communicatie over de waarden en identiteit van de VUB via onze employer branding op verschillende publicatie- en sociale mediakanalen, nationaal en internationaal, en op onze jobsite in zowel het Nederlands als het Engels.

Hiermee willen we een pool van kandidaten aantrekken die ons in staat stelt om de sollicitant te kiezen die het beste bij de functie past. In de praktijk betekent dit:

  • de pool mag niet te veel of te weinig kandidaten bevatten;
  • een meerderheid van de kandidaten voldoet aan alle minimumeisen op het gebied van onderzoek, onderwijs, taal en groeipotentieel;
  • er een positieve culturele fit is met de VUB, de faculteit en de onderzoeksgroep of het departement.

2. Gebruik van een e-tool en digitaal sollicitatieplatform, zowel in het Nederlands als in het Engels, met voldoende monitoring van onze instroom. De e-tool is een belangrijke ondersteuning van het wervings- en selectieproces aan de VUB. Met behulp van deze digitale tool en het platform kunnen we ons proces voor alle kandidaten en leden van de selectiecommissie(s) op een uniforme en vergelijkbare manier professionaliseren, stroomlijnen en toegankelijker maken. We investeren ook fors in training voor alle leden van selectiecommissies over hun rol in werving, leiderschap, gelijkheid en diversiteit (bijv. bias training). Ten slotte kunnen we onze instroomcijfers beter monitoren en gebruiken als basis voor gerichte verbeterings- en kwaliteitsinitiatieven.

3. Ontwikkeling van een toolbox die managers en leden van selectiecommissies ondersteunt met praktische richtlijnen, tips en methodieken om het selectieproces op een open, transparante, kwalitatieve, eerlijke en inclusieve manier uit te voeren. De OTM-R principes zijn hier een integraal onderdeel van.

4. Kwaliteitscontrole en naleving van de werving- en selectieprocedures door gespecialiseerde medewerkers van Mens&Organisatie.

5. Terugkoppeling naar alle kandidaten over het selectieproces en het resultaat van hun sollicitatie. Dit gebeurt per e-mail, maar kan op verzoek worden uitgebreid en gepersonaliseerd.

Hoe zien onze wervings- en selectieprocessen er in de praktijk uit?

Online toepassingen

  • We publiceren alle academische vacatures op onze eigen vacaturesite en op de sites van Euraxess en Academic Positions.
  • We streven naar duidelijke Nederlandse en Engelse communicatie in onze vacatures die we via verschillende nationale en internationale kanalen publiceren. In deze vacatures vinden potentiële kandidaten details over:
    • onze eigenheid als VUB en de vakgroep, onderzoeksgroep of dienst waarin ze zullen werken;
    • het specifieke onderwijs- of onderzoeksgebied van de functie;
    • de specifieke taken van de functie;
    • de selectiecriteria;
    • de selectieprocedure.

Elke Nederlandstalige en Engelstalige vacature bevat een link naar onze jobsite.

  • Via de jobsite kunnen kandidaten rechtstreeks solliciteren voor de functie die hen het beste past of spontaan solliciteren. Na het aanmaken van een account kunnen ze
    • een alert aanmaken voor vacatures die hen interesseren;
    • hun sollicitatie beheren;
    • solliciteren op een nieuwe vacature.
  • Een volledig sollicitatiedossier bevat een cv, een motivatiebrief en een kopie van de gevraagde kwalificaties. Andere bijlagen kunnen ook worden geüpload.
  • Bij problemen met online solliciteren kunnen kandidaten contact opnemen met een medewerker van Mens&Organisatie via rekrutering@vub.be.

Selectieprocedure

  • Sollicitaties kunnen niet na de deadline worden ingediend.
  • Leden van het selectiecomité maken een eerste voorselectie van kandidaten op basis van hun cv en motivatiebrief.
  • Kandidaten die in deze voorselectiefase zijn geselecteerd, worden via het sollicitatieplatform per e-mail uitgenodigd voor een gesprek met het selectiecomité.
  • De leden van de selectiecommissie zijn allemaal experts in het relevante vakgebied en passen de OTM-R-principes toe bij de uitvoering van hun taken.
  • De VUB streeft naar een inclusieve werkplek. Kandidaten met specifieke behoeften kunnen waar nodig altijd redelijke aanpassingen vragen door contact op te nemen met de dienst Mens&Organisatie via rekrutering@vub.be.
  • Tijdens het gestructureerde interview bespreekt het selectiecomité met de kandidaten de verwachtingen van de functie zoals beschreven in de vacaturetekst. Dit gebeurt voor elke kandidaat op een gestandaardiseerde en competentiegerichte manier.
  • Als lesgevende taken deel uitmaken van de functie, moet de kandidaat een schriftelijke visie op onderwijs geven en een proefles geven voor leden van het selectiecomité en een relevant publiek.
  • Het selectiecomité kan ook andere selectiemethoden gebruiken om een optimale screening te garanderen.
  • Op basis van alle informatie over de weerhouden sollicitanten bespreken en rangschikken de leden van de selectiecommissie de kandidaten.
  • Vragen over de inhoud van de functie, de procedure en de uitkomst van het selectieproces moeten worden gericht aan de contactpersoon die in de vacature staat vermeld.
  • Niet-geselecteerde kandidaten worden na afloop van de selectieprocedure per e-mail op de hoogte gesteld.

Onboarding

  • Na een eindgesprek en wederzijdse overeenstemming wordt de hoogst geplaatste kandidaat voorgedragen om de functie te vervullen.
  • De Mens&Organisatie dienst nodigt de gekozen kandidaat per e-mail uit om alle gegevens te verstrekken die nodig zijn voor het opstellen van het personeelsdossier en het contract.
  • Zodra alle gegevens zijn verstrekt en de benodigde documenten zijn aangeleverd, verwerkt Mens&Organisatie het dossier, stelt het contract op en geeft de kandidaat per e-mail informatie over het ondertekenen van het contract en andere nuttige informatie.
  • Op de eerste werkdag begroeten de receptiemedewerkers en de betreffende manager de kandidaat.
  • Mens&Organisatie organiseert vier keer per jaar een algemene welkomstdag waarop nieuwe medewerkers kennis kunnen maken met alle diensten van de VUB.
  • Gecentraliseerde en gedecentraliseerde opleidingsinitiatieven met betrekking tot veiligheid maken deel uit van het inwerkproces. Het is belangrijk dat nieuwe personeelsleden aan deze initiatieven deelnemen.