Hoe kan je een melding doen?
Heb je kennis van of een vermoeden van een inbreuk op het Unierecht, zoals beschreven in artikel V.230/2 van de Codex Hoger Onderwijs? Dan kan je dit melden bij het klokkenluiderscontactpunt van de VUB:
- bij voorkeur via e-mail: klokkenluiderscontactpunt@vub.be
- telefonisch op het nummer 02 629 12 21 (ma-vrij, 9u-16u)
- per brief gericht aan: Klokkenluiderscontactpunt VUB – Pleinlaan 5 lokaal 3.18 te 1050 Brussel
Wil je de mogelijke inbreuk liever persoonlijk bespreken? Dan kan je na afspraak terecht bij de onafhankelijke meldingsbeheerder.
Wie kan een melding doen?
Iedereen die bij de VUB werkt of heeft gewerkt, ongeacht in welke rol, kan een melding maken bij het Klokkenluiderscontactpunt. Dit geldt voor werknemers, sollicitanten, vrijwilligers, stagiairs, bestuurders, consultants, en iedereen die onder toezicht en leiding van aannemers, onderaannemers of leveranciers van de VUB werkt.
Wat kan je melden?
Meldingen kunnen gaan over feitelijke of vermoedelijke inbreuken die zich binnen de VUB hebben voorgedaan of waarschijnlijk zullen voordoen. Dit betreft inbreuken in een werkgerelateerde context waarvan de melder kennis heeft. Specifiek kunnen meldingen gaan over inbreuken op de volgende gebieden:
- Overheidsopdrachten
- Financiële diensten, producten en markten, het voorkomen van witwassen van geld en terrorismefinanciering
- Productveiligheid en -conformiteit
- Vervoersveiligheid
- Milieubescherming
- Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid
- Voedsel- en diervoederveiligheid, diergezondheid en dierenwelzijn
- Volksgezondheid
- Consumentenbescherming
- Bescherming van persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
Daarnaast kan je ook een melding maken over:
- Inbreuken die de financiële belangen van de Europese Unie schaden, zoals bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
- Inbreuken die verband houden met de interne markt, waaronder schendingen van EU-regels inzake mededinging en staatssteun, zoals beschreven in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie.
Verschillende interne meldpunten
Meldpunten voor integriteitskwesties
Naast het klokkenluiderscontactpunt heeft de VUB twee specifieke meldpunten voor integriteitskwesties:
Meldingen over mogelijk grensoverschrijdend gedrag of schendingen van wetenschappelijke integriteit moet je indienen via deze specifieke meldpunten.
Bij de rector
Daarnaast kan je feiten die aanleiding geven tot een tuchtmaatregel, zoals beschreven in het Tuchtreglement Personeel, rechtstreeks schriftelijk aan de rector voorleggen, samen met een gedetailleerd verslag en bijhorende bewijsstukken. Elk lid van de universitaire gemeenschap kan zich in dat geval tot de rector wenden.
Bij het Klokkenluiderscontactpunt van het UZ Brussel
Meldingen van mogelijke werkgerelateerde inbreuken binnen het UZ Brussel moet je via het Klokkenluiderscontactpunt van het UZ Brussel doen, zoals beschreven in de klokkenluidersregeling van het UZ Brussel.
Ontvangt het Klokkenluiderscontactpunt van de VUB een melding die onder de bevoegdheid van het Meldpunt wetenschappelijke integriteit valt, dan sturen we deze door naar het betreffende meldpunt. Meldingen die niet onder het toepassingsgebied van het klokkenluidersreglement vallen, maar wel een tuchtmaatregel kunnen vereisen, sturen we door naar de rector. We informeren de melder binnen maximaal zeven kalenderdagen na ontvangst van de melding over de verdere afhandeling. Indien van toepassing, beschouwen we de melding op dat moment als afgehandeld in het kader van het klokkenluidersreglement.
Extern meldpunt
Hoewel je meldingen bij voorkeur intern via het Klokkenluiderscontactpunt indient, kan je ervoor kiezen om direct een melding te doen bij een extern meldpunt. Dit kan het geval zijn als je van mening bent dat de inbreuk intern niet doeltreffend kan worden behandeld of als er een risico op vergeldingen bestaat. In dat geval kan je melding doen via het externe meldkanaal, het College van Regeringscommissarissen voor het Hoger Onderwijs, zoals bedoeld in artikel IV.102/1 van de Codex Hoger Onderwijs. Meer informatie over dit meldpunt is te vinden via deze link.
Procedure
Zodra het contactpunt een melding ontvangt, voeren we een vooronderzoek uit om te bepalen of de melding ontvankelijk is. Uiterlijk zeven dagen na ontvangst krijg je een bevestiging van ontvangst, tenzij je hiertegen bezwaar maakt of er een risico bestaat voor de bescherming van je identiteit. We informeren je over de verdere behandeling van de melding en of je op basis van de verstrekte informatie in aanmerking komt voor een beschermingsregeling. Binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging brengen we je op de hoogte van de resultaten van het onderzoek en eventuele vervolgstappen.
Beschermingsmaatregelen
Als je te goeder trouw melding maakt van ongewenst gedrag en je valt binnen het materiële en personele toepassingsgebied van het klokkenluidersreglement, beschermt de VUB je tegen represailles of vergelding, zoals voorzien door het decreet. Dit geldt voor:
- Personeelsleden (inclusief bursalen, ex-werknemers of toekomstige werknemers)
- Personen die jou als melder vertrouwelijk bijstaan
- Externe partijen die in het kader van hun werk informatie over inbreuken bezitten
- Getuigen
Meldingen over mogelijke inbreuken die niet onder het toepassingsgebied vallen, genieten geen klokkenluidersbescherming. De VUB neemt echter alle nodige maatregelen om vergeldingsacties te voorkomen en, indien nodig, te bestraffen.
Vertrouwelijkheid & privacy
Vertrouwelijkheid staat centraal in de bescherming van klokkenluiders. De ontvanger van de melding en alle betrokkenen behandelen de informatie strikt vertrouwelijk en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Iedereen die betrokken is bij het onderzoek of verdere stappen, is gebonden aan een geheimhoudingsplicht.
De verwerking van persoonsgegevens binnen dit klokkenluidersbeleid gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voor meer informatie verwijzen we naar de privacy policy van de VUB.
Verzoeken om inzage, correctie, aanvulling of verwijdering van persoonsgegevens kan je richten aan de Data Protection Officer van de VUB via e-mail of per post: dpo@vub.be – Pleinlaan 2, 1050 Brussel.