Het Human Resources Strategy for Researchers-label (HRS4R) is een Europees kwaliteitslabel voor het personeelsbeleid voor onderzoekers. Het wordt toegekend aan onderzoeksinstellingen die de Recruitment Code en het Researcher's Charter toepassen en deze implementeren in hun aanwervings- en personeelsbeleid. De VUB behaalde onlangs dit HRS4R-label. Vicerector onderzoek Pieter Ballon en directeur Mens & Organisatie Majlinda Abduli leggen het belang ervan uit.
“Het onthaalmoment voor onderzoekers op 22 oktober in USquare zal voor de eerste keer volgens het nieuwe HRS4R-plan worden ingericht”
In hoeverre is dat label belangrijk voor onderzoekers?
Pieter Ballon: “Laat me met de flauwste reden beginnen: we hebben dit label nodig om onderzoeksprojecten binnen te halen. Het wordt door meer en meer financiers verplicht gesteld als beginvoorwaarde om mee te kunnen doen aan een projectaanvraag. Zo is het HRS4R-label steeds belangrijker geworden voor een onderzoeksinstelling om aan te tonen dat ze op een verantwoorde manier omgaat met hun human resources.
Natuurlijk zijn er nog belangrijkere redenen dan dat. Het label garandeert dat de rekrutering en het onthaal van geselecteerden open, transparant en merit-based verloopt. Vacatures worden openlijk gepubliceerd, er wordt voldoende informatie verstrekt. Zo hebben wij de e-learning introductie voor doctorandi ontwikkeld, zodat zij goed voorbereid kunnen starten aan hun doctoraat. Bij die onboarding hoort ook de uitbreiding van de onthaalmomenten van Mens & Organisatie voor alle onderzoekers, inclusief doctoraatsbursalen en vrijwillige onbezoldigde medewerkers. Het onthaalmoment voor onderzoekers op 22 oktober in USquare zal voor de eerste keer volgens het nieuwe HRS4R-plan worden ingericht.”
Een derde reden gaat over de regels en de verwachtingen waar je je als onderzoeker aan moet houden. Aan de VUB hanteren we het Charter voor de Onderzoeker, een document dat alle handvatten rond regels, verwachtingen, ethiek en procedures biedt. Dat zijn we aan het herzien en in de loop van 2025 komt er een nieuwe versie. We gaan daarbij ook data verzamelen, vandaar dat we de PhD-survey elk jaar onder al onze doctoraatsstudenten houden. Sinds begin dit jaar organiseren we ook een exit survey bij gedoctoreerden om te achterhalen wat hun ervaringen zijn. Al die kennis wordt gebundeld in het nieuwe charter.”
“Er zijn veel onderzoekers die bij het solliciteren kijken of de VUB het HRS4R-label heeft”
Het duurde even voordat de VUB het label kreeg, niet?
Majlinda Abduli: “Sinds 2011 hebben we het label al. We behoorden tot de pioniers van de Vlaamse universiteiten. In 2021 hebben we een hernieuwd actieplan ingediend. De Europese Commissie vond het te uitgebreid met meer dan 70 actiepunten en was van mening dat onze communicatie en governance voor de opvolging nog niet op punt stonden. Daarop kregen we een jaar om het te herschrijven. Begin dit jaar hebben we het ingediend. In het gesprek met de Europese auditoren bleek dat de VUB met haar open en transparant rekruteringsproces eigenlijk al lang uitvoert wat wordt gevraagd, maar dat we onvoldoende de link met het label maken.”
Welke mogelijkheden biedt het label?
“Het feit dat we het rekruteringsproces koppelen aan het Charter voor de Onderzoeker, betekent dat we het hele proces transparant en open moeten uitvoeren. De sollicitant moet bij elke fase op de hoogte worden gesteld van de stand van zaken en heeft recht op feedback na elke fase. We communiceren nu ook op zoveel mogelijk plaatsen dat we het label hebben, zoals op onze jobsite. Er zijn veel onderzoekers die bij het solliciteren kijken of de VUB het HRS4R-label heeft. Want zoals Pieter al vermeldde: als je het niet hebt, verkleint de kans om Europese en sinds kort ook Vlaamse projecten binnen te halen. En daar zijn onze onderzoekers uiteraard ook bij gediend.”
Wat moet er nog gebeuren?
“De VUB heeft veel internationale onderzoekers, maar niet zo veel internationale professoren. Ook voor die wetenschappers heeft het label een meerwaarde. Daar heeft de VUB nog wel een weg af te leggen. Elke vacature komt op het Europees platform Euraxess, zo wordt het wereldwijd verspreid en trek je heel diverse profielen aan. Daarom zijn we nu heel actief bezig om alle onderzoeksgroepen en decanen op één lijn proberen te krijgen en de vacatures via het Transparent Employee Online (TEO) systeem van de VUB te publiceren. Die verschijnen dan automatisch op Euraxess. In het verleden stelden de onderzoekers vaak zelf vacatures op. Binnen het actieplan voorzien we een toolkit voor onderzoekers om hen beter te begeleiden in het rekruteringsproces. We bieden daarbij ondersteuning via standaard templates, tips & tricks en opleidingen. Die zijn voor het voorjaar van 2025 gepland. Daarnaast brengen we via data de hele rekruteringsflow in kaart. Dat moet een beter beeld geven van wat er eventueel is misgelopen en hoe we vanuit Mens & Organisatie kunnen adviseren.”
Wat moet de VUB doen om het label te behouden?
“Door de issues rond rapportering hebben we onze les geleerd. We vertaalden daarom ons actieplan naar KPI’s (kritieke prestatie-indicatoren) met een duidelijke timing. En er zijn nu drie diensten die de lead daarbij hebben. Voor Mens & Organisatie ben ik dat, voor het vicerectoraat Onderzoek is dat Hannelore De Grande en voor Strategie & Beleidsvoorbereiding Lisa Wouters. Met zijn drieën monitoren we, samen met een heleboel collega’s, jaarlijks het actieplan en na drie jaar schrijven we een evaluatierapport. Daarnaast werken we ook intensief samen met onze onderzoekers, die we geregeld consulteren via werkgroepen en via de Onderzoeksraad. Ze werden trouwens ook nauw betrokken bij het finaliseren van het actieplan (zie VUB organises first HRS4R stakeholder forum | Vrije Universiteit Brussel). Tot slot leggen we ons eindrapport en voorstel voor het volgende actieplan in 2027 voor aan de Academische Raad, die voor dit project optreedt als onze stuurgroep.”